O PABX é uma das grandes invenções da telefonia. Afinal, trata-se de uma central onde são feitas todas as conexões entre os ramais da empresa, e, ainda, conta com uma série de recursos e funções.

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Entenda como os ramais otimizam a rotina e ajudam a escalar o atendimento.

No mundo corporativo, agilidade na comunicação é sinônimo de produtividade. Seja para atender um cliente ou transferir uma ligação entre departamentos, o ramal continua sendo uma peça-chave na estrutura de telefonia empresarial — especialmente quando integrado a soluções modernas como o PABX em nuvem.

Entenda todos os detalhes neste post!

O que é ramal telefônico?

Um ramal é uma extensão de um número principal da empresa, que permite realizar e receber chamadas internas e externas. Ele é amplamente utilizado em sistemas de telefonia PABX, possibilitando a comunicação entre setores e profissionais sem a necessidade de uma linha individual para cada colaborador.

Com os avanços tecnológicos, surgiram os ramais virtuais ou em nuvem — que funcionam via internet, sem a necessidade de infraestrutura física. Essa flexibilidade tem atraído empresas de médio e grande porte em busca de eficiência operacional.

Como os ramais funcionam na prática?

Para exemplificar melhor, vamos supor que a sua pequena empresa esteja crescendo. Agora, já são 3 setores e 10 colaboradores no total. Como estruturar uma comunicação interna, e, ainda, proporcionar que clientes e fornecedores liguem e sejam atendidos pelo responsável certo? Com ramais!

Se você tiver que contratar 3 linhas telefônicas que atendam a esses três setores e, ainda, 10 aparelhos de telefone como extensão, na prática, basta apenas ter uma única linha e um sistema de PABX para que haja a subdivisão dessa linha em vários ramais independentes. 

Ou seja: 1 número de telefone + vários ramais = sistema inteligente e profissional de telefonia.

É justamente o PABX que faz a mágica acontecer. Ele é um aparelho físico (ou digital que funciona em nuvem) que você adquire, e, nele, interliga a quantidade de ramais determinadas pela capacidade do aparelho comprado – no caso da versão em nuvem, você pode adquirir ramais à medida que a demanda aumenta.

Quando alguém liga para o número principal de uma empresa, é atendido por uma URA (Unidade de Resposta Audível) ou por um atendente humano. A partir daí, a ligação pode ser transferida para um ramal específico, direcionando a comunicação ao colaborador ou departamento desejado.

No modelo tradicional, os ramais são conectados fisicamente a uma central PABX. Já os ramais virtuais utilizam tecnologia VoIP, permitindo o uso do ramal em qualquer dispositivo conectado à internet — como smartphones, computadores ou telefones IP. 

Desse modo, fica muito mais fácil se comunicar internamente e externamente.

Leia também | Número virtual para empresas: o que é e quais as vantagens?

Qual é a diferença entre ramal de telefone e extensão de telefone?

Aqui vale a pena destacar o que é ramal e o que é extensão, já que esses termos podem causar confusão.

A diferença entre um ramal de telefone e uma extensão de telefone baseia-se na forma como várias unidades telefônicas estão conectadas a uma única linha telefônica e na capacidade de uso simultâneo.

Extensão de telefone

Quando se fala em extensão de telefone, geralmente se refere a um cenário em que pelo menos dois aparelhos telefônicos estão instalados em uma mesma linha telefônica.

No caso de uma extensão, todos os aparelhos estão conectados à mesma linha principal, e, portanto, compartilham essa única linha. 

Isso significa que, se um aparelho estiver em uso (realizando ou recebendo uma ligação), os outros aparelhos na mesma linha não podem ser usados para efetuar ou receber chamadas simultaneamente.

Em outras palavras, quando uma extensão está em uso, os outros aparelhos na mesma linha ficam inativos até que a chamada na extensão principal seja encerrada.

Ramal de telefone

Com o ramal de telefone, a diferença está na forma como a linha principal é subdividida em várias ramificações. Isso é comum em sistemas telefônicos empresariais e em sistemas de telefonia mais avançados.

Cada ramal é tratado como uma linha independente, o que significa que todos os aparelhos (ramais) conectados a essas ramificações podem ser usados ao mesmo tempo. 

Cada ramal tem seu próprio número de telefone, e as chamadas podem ser realizadas e recebidas simultaneamente em cada ramal, sem afetar os outros.

Leia também | Como ter o WhatsApp Business em dois celulares ou mais?

Quais as vantagens de se investir em ramais para a empresa?

Depois de entendermos o que é ramal, definitivamente ele é a solução ideal para empresas que estão crescendo e precisam dividir suas linhas entre os setores. 

Confira as principais vantagens desse investimento:

Agilidade no atendimento externo

Com a transferência de ramais, o atendimento telefônico fica mais ágil, pois bastam poucos toques para que uma ligação seja transferida para o ramal correto. 

Menu de atendimento

O PABX possibilita a existência da URA (Unidade de Resposta Audível), que é aquele menu de atendimento disponibilizado ao cliente no início das ligações. Isso facilita o direcionamento para o ramal desejado, tornando o atendimento mais eficiente. 

Números diretos

Saber o que é ramal também traz a vantagem de criar números diretos para uso de cada colaborador. Ou seja, em vez de toda ligação passar pela triagem de uma recepcionista, por exemplo, é possível configurar números diretos para que o telefone toque diretamente no aparelho específico. 

Comunicação interna eficiente

O telefone continua sendo um excelente recurso para agilizar a comunicação interna. Afinal, nem sempre o colaborador está online ou com o e-mail aberto, e, dependendo do assunto, uma ligação rápida resolve prontamente a situação. Na prática, portanto, os colaboradores podem se comunicar entre si por meio dos ramais. Aliás, dependendo do tipo de aparelho de telefone, é possível até realizar mini reuniões até com chamadas de vídeo. 

Redução de custos com chamadas internas

Uma vez que as chamadas entre ramais são frequentemente gratuitas (a ligação entre ramais Voip da FaleMais são gratuitos!) ou a um custo muito baixo, isso pode ajudar a reduzir os custos de comunicação interna da empresa, especialmente se houver comunicação regular entre funcionários em diferentes departamentos.

Rastreabilidade e monitoramento

Com um sistema de ramais, é possível rastrear e monitorar as chamadas, o que pode ser útil para fins de segurança, treinamento e qualidade de atendimento. A empresa pode acompanhar métricas de atendimento, duração das chamadas, e muito mais.

Encaminhamento de chamadas após o expediente

O sistema de ramais permite que as chamadas sejam direcionadas para outros números ou dispositivos fora do horário de expediente, garantindo que os clientes ainda possam entrar em contato com a empresa em casos de emergência.

Integração com outras ferramentas de comunicação

Muitos sistemas de ramais podem ser integrados com outras ferramentas de comunicação, como e-mail, CRM, mensagens instantâneas e videoconferência, tornando a comunicação mais versátil e eficiente.

Escalabilidade

Conforme a empresa cresce, é fácil adicionar novos ramais ao sistema sem a necessidade de instalar novas linhas telefônicas. Isso torna o sistema escalável e flexível para atender às necessidades em constante evolução da empresa.

Mobilidade

Alguns sistemas de ramais permitem que os funcionários acessem seus ramais de telefone de dispositivos móveis ou remotamente. Isso é especialmente útil para equipes que trabalham fora do escritório ou em home office.

Relatórios e análises

Os sistemas de ramais geralmente oferecem recursos de geração de relatórios e análises, o que pode ajudar a empresa a tomar decisões informadas com base no tráfego de chamadas e no desempenho do atendimento ao cliente.

Leia também | Por que usar um sistema de gestão de atendimento na sua empresa?

Ramais em nuvem ou tradicionais: qual é o melhor para sua empresa?

Na hora de estruturar a comunicação interna, surge a dúvida: vale mais a pena investir em um sistema de ramais tradicional ou adotar o modelo em nuvem? A resposta depende do momento da sua empresa.

Ramais tradicionais exigem uma estrutura física, com centrais e cabeamento interno. Já os ramais em nuvem funcionam via internet, com maior mobilidade, escalabilidade e custos operacionais reduzidos.

Empresas que já atuam com equipes híbridas ou pretendem crescer com agilidade costumam optar pelo PABX em nuvem — com ramais virtuais que podem ser acessados de qualquer lugar.

Como adquirir ramais com o melhor custo-benefício para a empresa?

Por meio da tecnologia Voip. Com ela, é possível fazer ligações totalmente pela internet e o que é ramal passa a ganhar ainda mais importância, já que se torna ainda mais fácil adquiri-lo.

Na prática, o Voip proporciona o PABX em nuvem, o que vai revolucionar a telefonia em sua empresa, que não precisará mais contar com aparelhos tradicionais de telefone e nem com equipamentos físicos de PABX (e seus numerosos fios de instalação).

Portanto, depois de saber o que é ramal, está na hora de saber o que é e como funciona o PABX em nuvem.

Glossário rápido: o que você precisa saber

• Ramal: extensão telefônica vinculada a um número principal da empresa.

• PABX: sistema que gerencia ligações internas e externas.

• VoIP: tecnologia de chamadas por internet.

• Ramal virtual: ramal sem linha física, que funciona via internet ou aplicativo.

• URA: atendimento eletrônico que direciona chamadas automaticamente.

 

Perguntas Frequentes sobre ramais

O que é um ramal VoIP?

 É um ramal telefônico que funciona pela internet, utilizando a tecnologia VoIP (Voice over IP). Ele não depende de cabos ou centrais físicas, e pode ser usado em computadores, celulares ou telefones IP, com mais flexibilidade e menos custos para a empresa.

Ramais ainda são úteis em tempos de WhatsApp e Slack?

 Sim! Enquanto apps de mensagens servem para interações rápidas, os ramais continuam sendo fundamentais para chamadas profissionais, transferências entre setores, atendimento ao cliente e registro de ligações. Além disso, garantem segurança e controle no ambiente corporativo.

Quantos ramais posso ter em minha empresa?

 O número de ramais varia de acordo com a tecnologia adotada (tradicional ou em nuvem). Com o PABX em nuvem, sua empresa pode ter dezenas ou centenas de ramais — com liberdade para aumentar ou reduzir conforme a operação exigir.

Qual é a diferença entre PABX e ramal?

O PABX (Private Automatic Branch Exchange) é o sistema que gerencia a rede interna de telefonia da empresa. Já o ramal é cada uma das extensões conectadas a esse sistema. Em resumo: o PABX organiza, os ramais se comunicam.

 

Conclusão

Investir em uma estrutura de ramais bem planejada é um passo estratégico para qualquer empresa que deseja escalar com organização, reduzir custos e garantir uma comunicação de qualidade entre equipes e com seus clientes.

Quer modernizar a telefonia da sua empresa? A FaleMais é especialista em soluções de PABX em nuvem e pode ajudar você a criar uma estrutura de ramais moderna, ágil e pronta para crescer com o seu negócio.

Entre em contato com um especialista aqui!

A URA – Unidade de Resposta Audível – tem se tornado uma ferramenta indispensável no atendimento ao cliente. 

Essa tecnologia permite uma interação mais eficiente entre as empresas e seus consumidores, otimizando processos e proporcionando uma experiência mais fluida. 

Com a crescente importância da URA, sua aplicação tem se expandido para diversos setores, incluindo saúde, telecomunicações e finanças. 

Além disso, a integração dessa ferramenta com plataformas omnichannel, como WhatsApp e outros produtos da Meta, tem revolucionado a forma como as empresas se comunicam com seus clientes, proporcionando um atendimento mais ágil e eficaz.

Neste post explicamos em detalhes o que é URA e as vantagens dessa tecnologia para o atendimento da sua empresa!

O que é URA?

A URA, ou Unidade de Resposta Audível, é um sistema de telefonia que permite a interação automática entre usuários e uma base de dados por meio de comandos de voz ou teclado. Em outras palavras, é aquele menu automático de atendimento telefônico.

Basicamente, quando um cliente liga para uma empresa que utiliza uma URA, ele é direcionado por menus de voz que o ajudam a encontrar a informação ou o serviço que procura sem a necessidade de um atendente humano.

A URA é, digamos assim, como se fosse o chatbot que funciona no telefone por meio de sistema de voz. 

Leia também | O que é e como configurar um número fixo no WhatsApp

Funcionamento básico da URA

O funcionamento da URA é bastante simples:

• o cliente entra em contato com a empresa por telefone;
• ele escuta uma saudação;
• ele é apresentado a uma série de opções que o direcionam para o setor desejado, como “Pressione 1 para atendimento ao cliente” ou “Pressione 2 para informações sobre produtos”.

Esse sistema não apenas reduz o tempo de espera, mas também direciona o cliente para o atendimento mais adequado, minimizando transferências desnecessárias.

Leia também | Voip: guia completo da telefonia digital para empresas

URA é o mesmo que IVR?

Não, URA e IVR não são exatamente a mesma coisa, embora os termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável.

A URA refere-se especificamente a sistemas de telefonia automatizados que interagem com os usuários por meio de menus de voz. 

Já a IVR – Interactive Voice Response – é um termo mais abrangente que se refere a qualquer tecnologia que permite a interação entre um sistema e um usuário por meio de voz ou comandos digitados no teclado. 

O IVR pode incluir sistemas que utilizam apenas as teclas numéricas (como pressionar “1” para atendimento ao cliente), além de sistemas de reconhecimento de voz, como as URAs. 

Em resumo:

• URA é um tipo de sistema IVR, focado em interações por meio de menus de voz.
• IVR abrange sistemas que aceitam tanto entradas de voz quanto comandos digitados, oferecendo uma gama mais ampla de funcionalidades.

Portanto, toda URA é um IVR, mas nem todo IVR é uma URA.

Como funciona a URA no atendimento ao cliente?

Inicialmente, os sistemas de URA eram limitados a menus simples e respostas automatizadas, mas com o avanço da tecnologia, hoje podemos ver integrações sofisticadas que conectam a URA a CRMs e outras plataformas omnichannel. 

Isso permite que a URA não apenas ofereça informações básicas, mas também capture dados valiosos sobre o cliente e forneça um atendimento mais personalizado.

Com essa integração, a URA pode acessar o histórico de interações de um cliente, permitindo um atendimento mais eficiente. 

Por exemplo: se um cliente liga e já tem um histórico de atendimentos, a URA pode identificar essa informação e direcionar a ligação para um atendente que já esteja familiarizado com o caso, melhorando assim a experiência durante o conteto.

Leia também | Relatório de ligações: quais informações ele deve ter?

9 vantagens da URA para empresas

A implementação da URA traz uma série de benefícios para as empresas que buscam aprimorar seu atendimento ao cliente. As principais são:

1. Automatização do atendimento

A URA permite que empresas automatizem uma grande parte de seu atendimento, reduzindo a carga de trabalho dos atendentes humanos. 

Isso significa que questões comuns e rotineiras podem ser resolvidas rapidamente, permitindo que os colaboradores se concentrem em casos mais complexos.

2. Redução de custos

Com a automação do atendimento, as empresas podem reduzir significativamente os custos operacionais. A necessidade de um grande número de atendentes é diminuída, resultando em economia com salários e treinamento.

3. Disponibilidade 24/7

A URA opera ininterruptamente, o que significa que os clientes podem acessar informações ou serviços a qualquer hora do dia, ou da noite. Isso é especialmente importante em um mundo onde as expectativas de atendimento rápido e eficiente estão em alta.

4. Redução do tempo de atendimento

A URA contribui para uma redução no tempo de atendimento. Os clientes podem resolver suas questões rapidamente sem precisar passar por várias etapas, resultando em uma experiência mais satisfatória.

5. Personalização e roteamento inteligente

Com a integração a CRMs, a URA pode oferecer um atendimento mais personalizado. Além disso, ela pode direcionar os clientes para os atendentes mais qualificados para resolver suas questões, melhorando a eficiência do atendimento.

6. Integração com CRM e plataformas omnichannel

A ferramenta pode ser integrada a sistemas de CRM, permitindo um fluxo de informações mais eficaz e um atendimento mais qualificado. Além disso, a integração com plataformas omnichannel, como WhatsApp e Facebook Messenger, possibilita que os clientes se conectem à empresa por meio de diferentes canais.

7. Melhoria na experiência do cliente

Ao proporcionar um atendimento mais rápido, eficiente e personalizado, a URA melhora a experiência do cliente. Isso pode resultar em maior satisfação e lealdade à marca.

8. Aumento da produtividade dos colaboradores

Com a URA assumindo tarefas simples, os colaboradores podem se dedicar a atividades que realmente requerem uma interação humana, como resolver problemas complexos ou oferecer suporte emocional.

9. Profissionalização da empresa

A implementação de uma URA demonstra que a empresa está investindo em tecnologia para melhorar seus serviços, o que pode contribuir para a sua imagem e credibilidade no mercado.

Exemplos de aplicações práticas da URA em diversos setores

A URA pode ser aplicada de várias maneiras em diferentes setores. Eis alguns exemplos de como diferentes indústrias utilizam essa tecnologia:

Saúde

Em hospitais e clínicas, a URA pode ser usada para agendar consultas, fornecer informações sobre exames e resultados, e até mesmo encaminhar pacientes para os especialistas adequados.

Telecomunicações

As operadoras de telecomunicações utilizam a URA para gerenciar chamadas relacionadas a pagamentos, dúvidas sobre planos e serviços, e suporte técnico, proporcionando respostas rápidas e precisas aos clientes.

Finanças

No setor financeiro, a URA pode ser utilizada para consultas de saldo, movimentações financeiras, e até mesmo para bloquear cartões de crédito, oferecendo aos clientes um acesso fácil e seguro às suas contas.

Pequenas e Médias Empresas

As PMEs também podem se beneficiar da URA, permitindo um atendimento mais profissional sem a necessidade de grandes equipes. Uma pequena empresa pode utilizar a URA para fornecer informações sobre produtos, horários de funcionamento e até mesmo direcionar chamadas para o proprietário ou um funcionário disponível.

Integração Omnichannel

Além disso, muitas empresas estão adotando a URA em conjunto com plataformas de comunicação digital, como WhatsApp Business e Facebook Messenger. 

Por exemplo, um cliente pode iniciar uma conversa pelo WhatsApp e, se necessário, ser direcionado para uma chamada onde a URA continua a fornecer suporte.

Leia também | Atendimento centralizado: qual a importância para a satisfação do cliente

Cuidados e boas práticas do uso da URA nas empresas

Embora a URA ofereça inúmeras vantagens, é fundamental que as empresas adotem boas práticas para garantir sua eficácia. Aqui estão algumas dicas:

1. Simples e intuitivo: os menus da URA devem ser claros e simples, evitando que os clientes se sintam perdidos. Um excesso de opções pode levar à frustração.
2. Feedback dos usuários: coletar feedback dos clientes sobre a experiência com a URA pode ajudar a identificar áreas de melhoria e aprimorar o sistema.
3. Manutenção regular: é importante realizar atualizações e manutenções regulares na URA para garantir que ela esteja sempre funcionando corretamente e que as informações fornecidas estejam atualizadas.
4. Equilíbrio entre automação e atendimento humano: enquanto a URA pode resolver muitos problemas, é essencial oferecer a opção de falar com um atendente humano quando necessário, garantindo que os clientes se sintam ouvidos e valorizados.
5. Treinamento da equipe: os colaboradores devem ser treinados para lidar com situações que a URA não consiga resolver, garantindo que eles possam fornecer o suporte necessário aos clientes.

A URA é uma tecnologia essencial que tem revolucionado o atendimento ao cliente. Suas vantagens, como a automatização do atendimento, a redução de custos e a disponibilidade 24/7, fazem dela uma ferramenta valiosa para empresas de todos os tamanhos e setores. 

Ao investir em URA, as empresas não apenas melhoram sua eficiência operacional, mas também proporcionam uma experiência de atendimento superior aos seus clientes.

Se você deseja aprimorar o atendimento da sua empresa, conheça mais sobre o TomaisZap, a plataforma de automação de WhatsApp criada pela FaleMais.

Com o TomaisZap, a sua empresa consegue atender simultaneamente através do WhatsApp todos os setores de sua empresa sem perder a qualidade, com um sistema que direciona automaticamente o cliente para o setor responsável e ainda pode enviar mensagens para todos os contatos em poucos cliques.

Além disso, a plataforma permite:

• contabilizar o tempo de atendimento de cada usuário;
• acessar o histórico de mensagens;
• monitorar seus atendimentos em tempo real;
•  e muito mais.

Se interessou em conhecer a plataforma de WhatsApp da FaleMais? Então acesse a página oficial com todos os detalhes ou fale agora mesmo com um de nossos especialistas. 

Quer saber como PABX funciona e como esse sistema pode trazer muitas vantagens para o seu negócio? Então o post de hoje é para você.

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O atendimento WhatsApp já é uma realidade para muitos pequenos, médios e grandes negócios. Afinal de contas, esse aplicativo de mensagens é um dos mais utilizados pelos nossos clientes.

No entanto, será que a sua empresa sabe utilizar os recursos do app? O WhatsApp Business foi feito especificamente para os negócios e conta com muitas funcionalidades que ajudam a otimizar o trabalho da equipe de atendimento.

Por isso, confira neste conteúdo dicas importantes sobre este tema!

Estatísticas sobre o uso de WhatsApp no Brasil

Antes de falarmos sobre dicas de atendimento pelo WhatsApp, precisamos mostrar dados que comprovem a relevância dessa ferramenta para as empresas.

Pesquisa de 2023 da Opinion Box, mostrou dados bem interessantes. Eis um resumo:

• 61% dos usuários do WhatsApp abrem o aplicativo pelo menos uma vez ao dia;
• 35% deixam o app aberto o dia todo;
• 89% usam o WhatsApp para trocar mensagens de texto;
• 80% trocam mensagens por áudio;
• 39% utilizam a função Stories do WhatsApp;
• 79% dos usuários se comunicam com empresas por meio do WhatsApp;
• 59% consideram adequado utilizar o app para comprar serviços e produtos;
• 77% dos usuários entrevistados acham o app adequado para se comunicar com empresas;
• 69% utilizam para receber suporte técnico;
• 51% utilizam para receber promoções – e 50% dos que recebem afirmam que leem, se interessam e respondem. 

Esses dados são muito importantes para reforçar a grande importância do WhatsApp para as empresas, não acha? 

Por que investir em atendimento WhatsApp na empresa?

O atendimento via WhatsApp Business é uma maneira de oferecer uma opção a mais de canal de comunicação com clientes e prospects (potenciais clientes).

Além do telefone, e-mail, chat e redes sociais, o app de mensagem também é muito utilizado pelas pessoas. Aliás, uma das vantagens do WhatsApp é que ele proporciona um atendimento em várias frentes:

• por texto;
• por áudio;
• por vídeo.

Por isso, empresas conseguem prestar suporte, atender às demandas, esclarecer dúvidas, enviar promoções e novidades – além da possibilidade de fechar negócio com pagamento pelo próprio app.

Leia também | Vender pelo WhatsApp: 5 segredos para bater a meta hoje mesmo!

Qual WhatsApp é o melhor para o atendimento da empresa? 

Ainda encontramos muitas empresas, principalmente pequenos negócios e autônomos, utilizando o aplicativo do WhatsApp feito para pessoas físicas.

No entanto, para um melhor atendimento WhatsApp, o mais indicado é baixar o aplicativo WhatsApp Business, que é específico para empresas.

Nesse app, existem muitas funcionalidades que facilitam o atendimento e a construção de um relacionamento com os clientes – o que contribui na fidelização.

Eis alguns recursos do WhatsApp Business:

• Uso de mensagens automáticas;
• Possibilidade de utilizar um número fixo Voip no aplicativo;
• Uso de etiquetas para segmentar os clientes e facilitar o atendimento;
• Permite a inclusão de chatbots para automatizar o atendimento;
• Inclusão de informações gerais da empresa;
• Envio de catálogo virtual de produtos e serviços aos cliente;
• Pagamento dentro do próprio aplicativo.  

Leia também | Omnichannel: o que é e como começar uma estratégia multicanal

Quais são as regras de uso do WhatsApp Business? 

Existem várias regras de uso do WhatsApp Business que estão no site oficial do app. Elas dizem respeito, principalmente, à proteção dos dados pessoais e das boas práticas de 

atendimento das empresas.

Resumimos a seguir as principais regras – as explicações mais detalhadas estão neste post do blog:

• Antes de salvar o contato do cliente ou potencial cliente, é importante pedir a permissão dele para o envio de mensagens pelo app.
• Caso o usuário não queira mais receber as mensagens, cabe à empresa parar de enviá-las e excluir o contato da lista.
• Tenha cuidado com os dispositivos móveis e computadores que são utilizados para o atendimento WhatsApp. Eles devem ser protegidos contra roubos, vazamentos de dados e vírus que colocam em risco a segurança da informação.
• Para proteger os dados dos clientes, nunca peça informações completas sobre os meios de pagamento e dados pessoais, como identidade, número do cartão de crédito, conta bancária, etc. 
•  Não compartilhe as mensagens trocadas com os clientes e demais usuários com outras pessoas.
• Mantenha o perfil da empresa sempre atualizado no aplicativo.

Leia também | Gestão de reclamações na empresa: o que é e como fazer?

7 dicas para implementar um atendimento via WhatsApp

A seguir, separamos algumas boas práticas para a sua empresa prestar o atendimento WhatsApp da melhor maneira possível:

1. Configure corretamente o WhatsApp Business da empresa

Nem toda empresa aproveita todas as funcionalidades do WhatsApp Business. Por isso, antes de tudo, é preciso configurar o app corretamente.

Confira os itens que precisam ser configurados:

• nome da empresa;
• descrição da empresa;
• localização;
• contato, site e outras formas de atendimento;
• catálogo de produtos e serviços;
• horários de atendimento;
• mensagens automáticas de saudação;
• mensagem automática de horário de atendimento, caso o cliente entre em contato depois do expediente. 

2. Utilize a versão Web durante o atendimento WhatsApp

Outra dica simples, mas que facilita muito o atendimento WhatsApp das empresas é usar a versão do app no computador.

Isso facilita na hora de digitar as informações, enviar arquivos e acessar outros sistemas para um melhor atendimento ao cliente.

Nesse caso, basta:

• acessar no computador a página oficial do WhatsApp Web;
• entrar no aplicativo do celular;
• em “Configurações”, selecionar “aparelhos conectados”;
• ir em “Conectar um aparelho”;
• apontar o leitor de QR Code para o código que aparece na tela do computador.

3. Configure uma mensagem automática de horário de atendimento

Essa é uma das vantagens de prestar um atendimento WhatsApp que nem toda empresa utiliza.

Além de informar os dias e horários de atendimento no campo correto, não se esqueça de configurar uma mensagem automática, para que ela apareça caso o cliente entre em contato fora do horário de expediente.

4. Mantenha o CRM atualizado com o atendimento via WhatsApp

É muito importante manter o CRM atualizado antes, durante e depois do atendimento via WhatsApp.

Isso porque o atendente terá acesso às últimas interações e demandas do cliente, podendo dar continuidade a uma prestação de serviço sem que a pessoa precise repetir toda a solicitação.

Além disso, com todos os dados sobre os clientes, a empresa também consegue prestar um atendimento mais personalizado, enviando ofertas que vão de encontro às reais necessidades e características do cliente. 

5. Invista em chatbot para o WhatsApp

Outra maneira de otimizar e melhorar a experiência de atendimento é incluir um chatbot no aplicativo – ou seja, escolha um chatbot que tenha API de WhatsApp.

Assim, os colaboradores conseguem focar nas demandas mais específicas, enquanto o chatbot troca mensagens automáticas e resolve demandas simples dos clientes.

Não se esqueça de configurar o bot para que a conversa seja encaminhada a um atendente humano, caso não haja a resolução da demanda. 

Leia também | Cliente oculto: como essa estratégia pode ajudar a sua empresa. 

6. Organize as etiquetas e analise os relatórios do app

Um recurso interessante e que ajuda a segmentar a base de clientes é o uso de etiquetas no WhatsApp Business.

Por isso, crie etiquetas baseadas no perfil dos clientes. Alguns exemplos:

• clientes ativos;
• clientes inativos;
• novos clientes;
• pagamento pendente;
• clientes que compram produtos X;
• clientes da região Y;
• clientes na faixa etária 30 – 45 anos, etc.

E não se esqueça de separar um tempo para analisar os relatórios com os dados estatísticos que o app fornece. Isso ajuda a tomar decisões e saber se as mensagens estão sendo entregues, recebidas e lidas corretamente. 

7. Tenha um número fixo Voip exclusivo para WhatsApp

Por fim, ao implementar o atendimento Whatsapp, tenha um número exclusivo para ele – principalmente para separar o número pessoal do profissional.

Nesse caso, você não precisa adquirir uma linha telefônica para isso. O número Voip é um número virtual que funciona muito bem para chamadas pela internet e também para ligações para linhas analógicas.

Além disso, com o número Voip, a empresa pode contar com uma série de vantagens, principalmente se utilizar um PABX também virtual. 

Dica Bônus: Conheça a plataforma de automação de WhatsApp da Falemais!

A FaleMais, uma das melhores operadoras de telefonia Voip do Brasil, acaba de lançar uma novidade: o TomaisZap, uma plataforma de automação de WhatsApp, que certamente ajudará você a conquistar suas metas de vendas nos próximos meses. 

Com o TomaisZap, a sua empresa é capaz de atender simultaneamente através do Whatsapp todos os setores de sua empresa sem perder a qualidade, com um sistema que direciona automaticamente o cliente para o setor responsável e ainda pode enviar mensagens para todos os contatos em poucos cliques.

Além disso, a plataforma permite:

• contabilizar o tempo de atendimento de cada usuário;
• acessar o histórico de mensagens;
• monitorar seus atendimentos em tempo real
•  e muito mais.

Se interessou em conhecer a plataforma de WhatsApp da FaleMais? Então acesse a página oficial com todos os detalhes ou fale agora mesmo com um de nossos especialistas. 

Você já ouviu falar no chamado número virtual brasileiro – ou apenas número virtual? Trata-se de uma funcionalidade que vem sendo muito utilizada pelas empresas por conta da série de benefícios que traz.

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Criar estratégias para melhorar o atendimento ao cliente por telefone é fundamental para a credibilidade da empresa junto ao mercado – e pode até ser o diferencial que te destaca da concorrência.

E mesmo que os colaboradores do call center já tenham sido devidamente treinados para assumirem esse cargo, o fato é que sempre será necessário aperfeiçoar e aparar as arestas que vão surgindo pelo caminho.

Afinal, estamos lidando com clientes de diferentes personalidades, reclamações, pedidos ou, ainda, dúvidas que precisam ser prontamente atendidas e respondidas para mantê-los fiéis à sua marca.

Pensando nisso, preparamos 12 regras simples e fundamentais do atendimento ao cliente por telefone para você repassar à sua equipe – e motivá-la a se aperfeiçoar ainda mais.

Vamos lá:

1. Falar apenas no tom e no ritmo certo

Falar muito alto ou falar muito baixo certamente vai prejudicar o atendimento ao cliente. Mas, afinal, qual é o tom certo?

Um tom adequado é aquele “conversado”, em que a pessoa ouve e entende cada palavra e não pede para que o atendente repita. É como se fosse uma conversa em que não existe um telefone – e uma distância no meio.

Além disso, o ritmo não deve ser nem muito rápido e nem muito devagar para não causar irritação no cliente.

Por isso, é preciso que o colaborador não fique ansioso ao realizar o atendimento por telefone, pois isso pode prejudicar o entendimento da mensagem.

2. Saber argumentar as objeções do cliente

Outra regra de atendimento por telefone é conhecer bastante o produto ou o serviço oferecido ao cliente. Isso é importante porque provavelmente o consumidor fará objeções.

Exemplos de objeções são:

1. Ele acha que o preço está muito caro;
2. Não tem tempo para conversar por telefone;
3. Já compra o produto ou serviço do concorrente;
4. Não sabe se o produto atenderá suas necessidades.

Uma boa prática é construir um guia contendo todas as objeções e, em seguida, desenvolver os argumentos para conduzir o potencial cliente ao fechamento da venda.

Nem sempre o cliente está preparado para a compra; o importante é que as portas se mantenham abertas para que ele volte quando quiser comprar – e isso se faz prestando um bom atendimento.

Leia também | Atendimento Whatsapp: 7 dicas para implementar na sua empresa

3. Linguagem profissional

O colaborador deve sempre transmitir profissionalismo durante o atendimento por telefone.

Na prática, isso quer dizer adotar uma linguagem formal e que transmita seriedade e respeito a quem está do outro lado da linha. Portanto, é necessário evitar o uso de gírias e brincadeiras.

Mas aqui cabe uma atenção: mesmo que a sua empresa transmita uma linguagem informal em suas estratégias de marketing e comunicação, e você queira transmitir esse formato também durante o atendimento telefônico, faça isso de maneira sutil e equilibrada – mas nunca deixando o profissionalismo de lado.

4. Empatia sempre

Mais do que ter simpatia, ter empatia no atendimento telefônico significa que a empresa realmente se preocupa com o bem-estar do cliente. Ela se coloca no lugar dele sempre.

Essa empatia pode ser transmitida pela entonação, com certas palavras durante o atendimento e, principalmente, resolvendo verdadeiramente o problema do cliente.

5. Agilidade é uma regra fundamental no atendimento por telefone

É preciso ser ágil ao atender o telefone, evitando que o cliente desista da ligação e isso repercuta mal (ainda mais em tempos de redes sociais). O ideal é que o colaborador não ultrapasse o segundo toque para atender.

Agilidade também significa rapidez na hora de checar as informações. Não se deve demorar muito, e, além disso, o cliente deve sempre ser informado quando ele precisa aguardar por alguns instantes.

Leia também | Gestão de reclamações na empresa: o que é e como fazer?

6. Informações sempre à mão

O call center precisa sempre estar preparado e bem orientado em relação às informações da empresa – até mesmo para ser ágil no atendimento.

Isso quer dizer que todos precisam conhecer muito bem o funcionamento dos processos da empresa para saber resolver com agilidade as situações mais simples e mais complexas.

Outra boa prática é a criação de um manual com as informações fundamentais para os colaboradores, para que eles o tenham sempre em mãos para consultas.

7. Atenção aos ruídos

Chiado, sons de aparelhos eletrônicos ligados, muita conversa no ambiente do call center e outros ruídos certamente atrapalham muito o atendimento por telefone e podem provocar mal-entendido e estresse.

Nesse caso, é preciso verificar com atenção o sistema de telefonia que a sua empresa utiliza e, se necessário, modernizá-lo para eliminar esses ruídos dos aparelhos. O PABX virtual, por exemplo, é bastante utilizado pelas empresas por não precisar de muito investimento inicial.

8. Atendente comprometido com a empresa

Atendente realmente comprometido com a empresa realiza um atendimento ao cliente que elimina várias futuras dores de cabeça.

Isso significa que ele sempre retorna as ligações quando elas caem, que encaminha as chamadas para as pessoas certas e que sempre dá feedback sobre os questionamentos dos clientes.

9. Linha desocupada

A agilidade no atendimento por telefone e o cumprimento das demais regras significam que a linha do atendente estará desocupada na maioria das vezes.

Isso porque ele evita conversas pessoais, é prático e bem objetivo no atendimento.

10. Atender (e desligar) da forma correta

Sempre vale a pena lembrar que dizer “alô” ou “oi” é um grave erro no atendimento ao cliente por telefone.

O correto é sempre dizer o nome da empresa, seguido do nome da pessoa e da saudação (bom dia, boa tarde ou boa noite). E ao desligar, é preciso sempre reafirmar o que foi acordado, agradecer pelo contato e repetir a saudação.

11. Utilizar a tecnologia para integrar as ligações

Outra regra de ouro no atendimento por telefone de toda empresa é saber integrar os dados.

Quando um colaborador está conversando com o cliente ou prospect por telefone, ele precisa ter acesso imediato, na tela do computador, ao histórico do cliente, aos dados pessoais, compras feitas, demandas solicitadas, etc.

Nesse caso, ao menos duas tecnologias são importantes para iniciar o processo de integração:

• PABX Virtual integrado à telefonia Voip, que permite uma série de funcionalidades, como transferência de chamadas, gravação de ligações, menu de autoatendimento, etc.;
• CRM integrado ao sistema de telefonia, para que as ligações sejam feitas na própria ferramenta, que também dá acesso aos dados dos clientes em tempo real. 

12. Saber como agir quando o cliente não tem razão

Já falamos sobre este assunto aqui no blog. O que fazer quando o cliente não tem razão? 

A primeira atitude é ouvi-lo e continuar o atendimento com toda a educação e empatia. O foco será sempre resolver o problema, e não “apontar o dedo” para o cliente. 

No mais, a dica é ouvi-lo atentamente e se colocar à disposição para atender ao problema e, caso não seja possível resolver durante o atendimento por telefone, a empresa precisa se comprometer a entrar em contato propondo o acordo ou a resolução.

Também é importante estabelecer uma regra dentro da empresa para transferir a ligação para um supervisor, caso seja necessário. 

Agora que você já conhece as 12 regras fundamentais do atendimento por telefone, você pode se aprofundar um pouco mais baixando gratuitamente o nosso e-book “Atendimento ao cliente: O que fazer (e o que não fazer)”.  

Entre disponibilizar um número 4004 e um número 0800 para o atendimento ao cliente, qual deles escolher? Qual oferece o melhor custo-benefício? Eis a dúvida de muitas empresas, independentemente do porte ou do segmento.

Neste post, vamos analisar as principais características dos números 4004 e 0800, destacando suas vantagens e desvantagens para que você possa tomar a melhor decisão para o seu negócio.

O que é o número 4004?

O número 4004 é um serviço de telefonia fixa nacional que permite que empresas recebam chamadas de qualquer lugar do Brasil com custo dividido entre a empresa e o cliente.

Vantagens do número 4004

• Custo: A principal vantagem do número 4004 é o custo mais baixo em comparação com o 0800. A empresa paga apenas uma parte da tarifa da ligação, enquanto o cliente paga o restante.
• Abrangência: O número 4004 é válido em todo o território nacional, o que facilita o contato de clientes de qualquer lugar do Brasil.
• Flexibilidade: O número 4004 pode ser facilmente portado para outro provedor de serviços de telecomunicações, caso a empresa deseje.

Desvantagens do número 4004

• Custo para o cliente: O fato de o cliente ter que arcar com parte do custo da ligação pode ser um impeditivo para alguns contatos.
• Percepção de valor: O número 4004 não é tão valorizado quanto o 0800 pelos clientes, o que pode afetar a imagem da empresa.

Leia também | Nova Lei do SAC: entenda o que mudou no atendimento

O que é o número 0800?

O número 0800 é um serviço de telefonia fixa nacional que permite que empresas recebam chamadas de qualquer lugar do Brasil gratuitamente para o cliente.

Vantagens do número 0800

• Custo: A principal vantagem do número 0800 é que o cliente não paga nada para ligar para a empresa, o que aumenta a probabilidade de contato.
• Percepção de valor: O número 0800 é um serviço de alto valor para os clientes, o que pode melhorar a imagem da empresa e aumentar a confiança dos consumidores.
• Profissionalismo: O uso de um número 0800 transmite profissionalismo e solidez para a empresa.

Desvantagens do número 0800

• Custo: A empresa paga a totalidade da tarifa da ligação, o que pode ser um custo significativo, especialmente para empresas de pequeno porte.
• Exclusividade: Os números 0800 são exclusivos e nem sempre estão disponíveis.

Como escolher entre o número 4004 e o número 0800 para a empresa?

A resposta ideal depende de vários fatores na hora de optar por um dos números.

Enquanto uma empresa de e-commerce, por exemplo, recebe muitas ligações de clientes para tirar dúvidas sobre produtos ou fazer pedidos, ela pode se beneficiar do número 0800 para oferecer um atendimento gratuito e de qualidade.

Por outro lado, uma empresa de serviços B2B que recebe poucas ligações de clientes pode optar pelo número 4004 para reduzir custos.

 Os principais critérios para ajudar a tomar a decisão são:

• Porte da empresa: Empresas de pequeno porte podem se beneficiar do custo mais baixo do número 4004, enquanto empresas maiores podem investir no número 0800 para oferecer um melhor atendimento ao cliente.
• Perfil do cliente: Se seus clientes são pessoas físicas que fazem muitas ligações para a empresa, o número 0800 pode ser mais vantajoso. Já se seus clientes são empresas ou pessoas jurídicas que fazem poucas ligações, o número 4004 pode ser suficiente.
• Orçamento: O custo do número 0800 é um fator importante a ser considerado, especialmente para empresas de pequeno porte. No entanto, a seguir falaremos sobre as vantagens do 0800 Voip, que torna esse número bem mais acessível.

Leia também | Disparo em massa pelo WhatsApp: por que e como fazer?

Número 0800 Voip: a revolução da telefonia digital para todas as empresas

Como a telefonia tradicional está se tornando cada vez mais obsoleta, a melhor solução para ter um número 0800 com o menor custo-benefício é contar com o número 0800 Voip (ou 0800 Virtual).

Como as ligações são recebidas totalmente pela internet, as vantagens são maiores, inclusive em relação aos custos das chamadas. 

Aliás, com o número 0800 Voip da FaleMais, sua empresa desfruta de benefícios como:

• Redução de custos: as tarifas de ligações Voip são muito mais baixas do que as da telefonia tradicional, o que significa economia para o seu negócio.
• Mobilidade: o número 0800 Voip não está atrelado a um local físico, ou seja, você pode atender seus clientes de qualquer lugar com acesso à internet.
• Escalabilidade: a solução de telefonia digital é facilmente escalável, permitindo que você adicione ou remova linhas telefônicas conforme a necessidade da sua empresa, sem custos adicionais.
• Funcionalidades avançadas: o Voip oferece diversas funcionalidades avançadas que podem otimizar o atendimento ao cliente, como filas de espera, gravação de chamadas, URA (Unidade de Resposta Audível) e muito mais.
• Profissionalismo: o número 0800 transmite profissionalismo e solidez para a sua empresa, aumentando a confiança dos seus clientes.
• Ideal para pequenos negócios: o número 0800 Voip da FaleMais é ideal para pequenos negócios, médios e grandes negócios que desejam oferecer um atendimento de qualidade aos seus clientes sem comprometer o orçamento.

E então, se interessou em conhecer mais sobre o 0800 Voip da FaleMais? Então saiba agora mesmo como adquirir o 0800 em 4 passos essenciais!

Este tema pode render polêmica. Saber definir quem tem prioridade no atendimento ao cliente é muito importante para as empresas físicas. 

Se você é comerciante e acredita que o balcão deva ser priorizado sempre, você não está errado. Mas também não está certo. 

É preciso observar a situação e entender que, em determinadas circunstâncias, pode ser mais simples lidar com o cliente no balcão do que com o cliente ao telefone.

Por isso, vamos explicar como focar a prioridade no atendimento ao cliente e as ideias mais importantes para que o seu negócio satisfaça a todos, tanto ao telefone quanto no balcão! 

Acompanhe!

Por que priorizar o atendimento ao cliente no telefone?

Antes de tudo, devemos ressaltar que é indispensável que a sua empresa tenha ao menos dois responsáveis pelo atendimento ao cliente dentro da loja: um para o atendimento voltado ao balcão e outro para dar prioridade ao telefone.

E aqui chegamos ao ponto polêmico da questão: o telefone é mesmo prioritário. Mas por que? 

Simples, porque é difícil pedir que o cliente, uma vez atendido, espere um minuto ou mesmo que ligue em outra hora de forma compreensível. E não é só isso. Até mesmo demorar a atender a chamada pode passar uma impressão negativa, de descaso com o seu consumidor.

Enquanto isso, no balcão, é menos complicado contornar situações como essa. Basta solicitar gentilmente que o cliente aguarde um minuto — e não passe disso, ok? — enquanto termina o atendimento via telefone.

Portanto, é interessante identificar a razão da chamada e verificar se é possível concluí-la em poucos minutos. 

Caso a demanda seja complexa, pode ser mais eficiente atender o telefone, seguir as regras de etiqueta, anotar o número e dizer que retorna em instantes — e cumpra essa promessa!

Não abandone os clientes no balcão

Assim que o telefone tocar, é fundamental que os funcionários saibam comunicar ao cliente no balcão que aguarde um instante enquanto finaliza a chamada. É preciso muito cuidado para não causar má impressão ou aparentar descaso.

Gerir essa situação não é simples e exige profissionais capacitados. Portanto, escolha muito bem os seus atendentes. Eles são o último canal de comunicação entre empresa e público.

Atenda aos dois sempre que possível

Lembrando mais uma vez: não deixe de ter em sua loja no mínimo dois funcionários para o atendimento ao cliente. Essa medida vai evitar muitos problemas, acredite.

Ainda assim, haverá momentos em que a rotatividade de clientes dentro do estabelecimento será maior e que a divisão de tarefas não dará conta do recado. 

Nesse momento, você poderá notar a importância de escolher muito bem os profissionais que contrata e o quanto treinamentos e simulações podem ser cruciais.

Equilíbrio: a palavra-chave para a prioridade no atendimento ao cliente

Apesar de o telefone ter prioridade, não é devido à importância, mas sim às circunstâncias do atendimento ao cliente, conforme explicamos. A palavra-chave deve ser equilíbrio. 

Todos os seus clientes devem saber e sentir que não existe diferenciação entre os atendimentos. Até porque se os consumidores pensarem que terão preferência por telefone, não se deslocarão até o seu estabelecimento, o que pode gerar um problema para as suas vendas.

Então, mesmo quando um atendente estiver ocupado em uma chamada, certifique-se de que o outro cliente esteja sendo bem tratado e vivendo uma boa experiência em sua loja. Vale a pena servir uma água, um café, um suco para que ele descanse e se refresque, por exemplo. 

Leia também: Conheça 5 técnicas de cobrança por telefone. 

Conclusão: planeje a quantidade de atendentes

A forma eficaz de evitar esse dilema é fazer um planejamento. Observe os horários de pico no atendimento e aumento o número de profissionais para dar conta da demanda sem afetar a qualidade do serviço.

Entre o cliente no balcão ou no telefone, é importante que esses dois lugares tenham vendedores eficientes, simpáticos e conhecedores do seu negócio. 

Com a prática, esse dilema logo, logo desaparecerá!

Enquanto isso, confira a seguir como a tecnologia do Voip ajuda a simplificar o atendimento ao cliente da sua empresa. Ele tem um recurso indispensável para ajudar a resolver essa questão.

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O PABX revolucionou o atendimento telefônico das empresas, e, em sua versão virtual, trouxe ainda mais praticidade e economia. Graças à telefonia digital (também chamada de Voip), cujas ligações são feitas via internet, o PABX evoluiu ainda mais e hoje pode ser acessado remotamente, por meio da nuvem.

Descubra como o PABX virtual pode transformar a comunicação da sua empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Neste artigo, exploramos o que é o PABX virtual, suas vantagens e como utilizá-lo de forma eficiente. Ao final, você também encontra uma seção de Perguntas Frequentes (FAQ), detalhando melhor como funciona e as principais dúvidas que você pode ter sobre PABX virtual ou PABX em nuvem.

O que é PABX tradicional?

Antes de explicarmos o que é PABX virtual, precisamos falar sobre sua versão anterior, o PABX tradicional.

Private Automatic Branch Exchange: este é o significado da sigla PABX e pode ser traduzido por algo como “troca automática de ramais privados”.

E é justamente esta a palavra-chave para entender um PABX: ramal.

Trata-se de um aparelho que centraliza toda a comunicação via telefone que ocorre em uma empresa, dividindo uma única linha telefônica em vários ramais. 

É graças ao PABX que hoje você não precisa mais adquirir várias linhas de telefone; basta uma única linha para que o aparelho subdivida em diferentes ramais que podem ser espalhados entre os setores da empresa.

O PABX facilitou bastante a comunicação interna e externa das empresas, já que é possível redirecionar chamadas recebidas e feitas entre os ramais de forma simples. 

Além disso, a economia financeira foi grande, pois não era mais preciso investir em várias linhas de telefone para compor uma central.

Leia também | Central telefônica: como escolher a melhor para minha empresa?

O que é um PABX Virtual?

Depois do surgimento do PABX tradicional, ocorreu a evolução da internet banda larga, e, com ela, um mundo novo de possibilidades – agora digitais. 

A telefonia passou a ser feita, também, via internet com a tecnologia Voip – o Skype, por exemplo, foi um marco na comunicação digital.

Voip é a sigla de Voice Over Internet Protocol, sendo a tecnologia que converte sinais de áudio e vídeo de forma virtual por meio de endereços IPs. Ou seja, ligar e receber ligações totalmente via internet.

Nesse sentido, a telefonia digital proporcionada pelo Voip fez com que as empresas conseguissem modernizar seus sistemas de telefonia, reduzindo custos, mas sem perder os recursos profissionais.

Então, surgiu o PABX virtual e a grande novidade: do mesmo modo que a telefonia Voip é feita pela internet, o PABX virtual também funciona totalmente on-line, em nuvem. Ou seja, não há necessidade de adquirir um aparelho físico para interligar os ramais Voip na empresa e pode ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet. Isso proporciona mais flexibilidade, mobilidade e economia para os negócios.

O PABX virtual também é chamado de PABX em nuvem ou PABX cloud.

Leia também | Como funciona a portabilidade para Voip? Entenda já!

Como o PABX Virtual funciona na prática?

Em resumo: o PABX Virtual funciona por meio da tecnologia VoIP (voz sobre IP), dispensando aparelhos físicos e integrando a comunicação em nuvem. Com ele, é possível realizar e receber chamadas por meio da internet, roteando os atendimentos para diferentes setores ou colaboradores, estejam onde estiverem. A configuração é feita em um painel online, o que permite personalizar horários, ramais e mensagens automáticas conforme a necessidade do negócio.

Resumo: diferenças entre o PABX tradicional e o PABX virtual

De acordo com os principais pontos que explicamos, eis um resumo simples das diferenças entre o PABX tradicional e o PABX virtual (também chamado de PABX em nuvem):

PABX tradicional

• Hardware físico: requer equipamentos físicos, como centrais telefônicas e fios.
• Instalação complexa: necessita de instalação e configuração física no local.
• Manutenção cara: reparos e atualizações exigem intervenção física e podem ser mais caros.
• Escalabilidade limitada: para adicionar mais ramais, caso o PABX já esteja com a capacidade máxima, é preciso comprar mais um aparelho. 
• Localização específica: geralmente, opera em um local físico específico e, por isso, necessita de um espaço adequado na empresa. 

PABX virtual

• Baseado em software: utiliza software e serviços na nuvem para gerenciar chamadas.
• Instalação simplificada: configuração é feita remotamente, sem a necessidade de instalação física complexa.
• Manutenção mais acessível: atualizações e correções podem ser feitas remotamente, reduzindo custos.
• Escalabilidade facilitada: pode ser facilmente expandido conforme as necessidades, pois os ramais funcionam em nuvem.
• Acesso remoto: permite gerenciamento e uso de recursos de qualquer lugar com conexão à internet.

Leia também | Gestão de vendas: como o Voip pode ajudar?

Quais as vantagens de utilizar um PABX Virtual?

Somente o fato de não utilizar espaço físico na empresa para instalar nenhum equipamento, já é uma boa vantagem do PABX virtual. Porém, existem outras:

Flexibilidade operacional

Empresas que adotam PABX virtual desfrutam de uma flexibilidade operacional excepcional. Os colaboradores podem atender chamadas de qualquer lugar, seja no escritório, em home office ou em viagem corporativa, promovendo um ambiente de trabalho mais dinâmico.

Escalabilidade sob demanda

A capacidade de escalar recursos conforme necessário é uma vantagem importante do PABX virtual. Adicionar novos ramais ou funcionalidades é fácil e rápido, eliminando as limitações associadas ao hardware físico em sistemas tradicionais.

Custos reduzidos

Comparado aos PABX tradicionais, os PABX virtuais geralmente resultam em custos iniciais e operacionais menores. A ausência de investimentos em hardware, manutenção simplificada e a eliminação de despesas com fiação tornam o PABX virtual uma opção economicamente vantajosa.

Acesso a recursos avançados

Os PABX virtuais oferecem muitos recursos avançados, como atendimento automático (URA), gravação de chamadas, integração com sistemas de CRM e relatórios de análises detalhadas. 

Trabalho remoto facilitado

Em um cenário cada vez mais voltado para o trabalho remoto, o PABX virtual permite uma transição suave. Os colaboradores podem utilizar os mesmos recursos de comunicação (incluindo videochamadas) independentemente de sua localização, mantendo a colaboração e a produtividade. 

Atualizações contínuas e manutenção remota

A manutenção do PABX virtual é simplificada, pois as atualizações e correções podem ser realizadas remotamente pelo provedor de serviços. Isso reduz o tempo de inatividade e os custos associados à manutenção física.

Integração com tecnologias emergentes

Os PABX virtuais têm a capacidade de integrar-se facilmente a outras tecnologias emergentes, como inteligência artificial e análise de dados. Essa integração possibilita a criação de soluções mais avançadas e personalizadas para atender às necessidades específicas da empresa.

Melhoria na experiência do cliente

Com recursos como atendimento automático personalizado e redirecionamento eficiente de chamadas, as empresas podem oferecer uma experiência do cliente aprimorada. Isso contribui para a satisfação do cliente e fortalece a imagem da empresa no mercado.

Leia também | Por que você deve implantar o chatbot para Whatsapp Business?

Para quem o PABX virtual é indicado?

O PABX virtual é ideal para:

• Startups e pequenas empresas, que precisam de uma solução acessível e escalável.
• Empresas com equipes remotas, que dependem de comunicação eficiente.
• Negócios em expansão, que precisam crescer sem complicar a infraestrutura.
• Empresas que desejam economizar, sem abrir mão de qualidade.

Como escolher um PABX virtual

Ao escolher um provedor de PABX virtual, atente-se a:

• Qualidade das chamadas e estabilidade do sistema.
  
• Facilidade de uso e suporte técnico.
  
• Planos compatíveis com as necessidades da sua equipe.
  
• Integração com outras ferramentas que você já utiliza.
  

Como economizar com plano VoIP ilimitado

Ao contratar um plano VoIP ilimitado junto ao seu PABX virtual, sua empresa pode:

• Fazer chamadas nacionais e internacionais sem custo adicional por minuto.
  
• Ter previsibilidade orçamentária, com mensalidades fixas.
  
• Aumentar o volume de comunicação sem se preocupar com tarifas.
  
• Combinar qualidade de voz com economia significativa.
  

Como investir em um PABX virtual na empresa?

O primeiro passo para investir em um PABX virtual na sua empresa é escolher um plano de uma operadora confiável, como a FaleMais. 

A FaleMais oferece soluções de PABX virtual que atendem às necessidades de empresas de todos os tamanhos, proporcionando qualidade e profissionalismo.

Ao optar pelos planos da FaleMais, você terá acesso a uma variedade de recursos avançados, tais como:

• Gravação de chamadas: não perca conversas importantes.
• URAs e menus: o cliente escolhe o departamento para falar.
• Espera personalizada: enquanto espera, o cliente ouve música.
• Horários de atendimento: configure os horários de trabalho.
• Relatórios de ligações: controle total em tempo real.
• Transferência: transfira ligações para qualquer ramal.
• Sala de conferência: faça reunião por telefone.
• Siga-me e redirecionamentos: atenda ligações no seu celular.
• E muito mais!

A FaleMais se destaca por proporcionar uma transição suave para o PABX virtual, garantindo treinamento adequado para os usuários e oferecendo suporte técnico contínuo. Além disso, os planos são elaborados de maneira a serem acessíveis, respeitando o orçamento das empresas.

Portanto, convidamos você a conhecer os planos de PABX virtual da FaleMais e descobrir como podemos contribuir para aprimorar a comunicação na sua empresa.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. O que é um PABX virtual?

Um PABX virtual é um sistema de telefonia baseado em nuvem, que permite gerenciar ramais e chamadas pela internet, dispensando a instalação de equipamentos físicos.

2. Quais são os benefícios de usar um PABX virtual?

Redução de custos, mobilidade, escalabilidade, integração com sistemas e facilidade de gestão.

3. O PABX virtual é seguro?

Sim, desde que o provedor utilize criptografia e boas práticas de segurança de dados.

4. Preciso de internet de alta velocidade?

Sim, para garantir qualidade nas chamadas e estabilidade no funcionamento.

5. Qual a diferença entre PABX virtual e VoIP?

 VoIP é a tecnologia usada para transmitir voz pela internet; o PABX virtual é a central telefônica que organiza e gerencia os ramais usando VoIP.

6. Como utilizar o PABX Virtual?

Para utilizar o PABX Virtual, sua empresa precisa contar com uma conexão estável de internet e contratar um serviço de telefonia IP que ofereça essa tecnologia. Após a ativação do sistema, você poderá configurar ramais, fluxos de atendimento, URAs e gravações diretamente em um painel online. A gestão é simples, e os colaboradores podem atender pelo computador, celular ou aparelho IP. Além disso, é possível integrar o sistema com CRMs e outros softwares, tornando a comunicação mais inteligente e eficiente.

Conclusão

O PABX virtual é uma solução moderna e eficiente para empresas que desejam evoluir sua comunicação, reduzir custos e manter-se competitivas. Com um plano VoIP ilimitado, os benefícios se ampliam ainda mais, tornando essa tecnologia uma escolha inteligente para negócios de todos os tamanhos.

Pronto para modernizar sua telefonia? Conheça os planos da FaleMais VoIP e comece a utilizar essa facilidade na sua empresa!