Ter uma central telefônica continua sendo fundamental para as empresas se comunicarem, tanto internamente entre a equipe quanto externamente com seus clientes – afinal, é preciso que essa comunicação seja ágil e eficiente.
E se você pensa que esse sistema parou no tempo, saiba que a tecnologia que envolve a telefonia também vem evoluindo para atender as necessidades do mercado.
Atualmente, por exemplo, empresas de todos os tamanhos podem optar por diferentes modelos de PABX (incluindo um sistema que funciona na nuvem), de acordo com seus objetivos.
Portanto, para te ajudar na escolha da melhor central telefônica para o seu negócio, no post de hoje vamos falar sobre os tipos encontrados no mercado e quais são as características que uma boa central deve ter.
O que é uma central telefônica?
Uma central telefônica é um sistema de telecomunicações que facilita a comunicação telefônica entre diferentes linhas em uma rede.
Em outras palavras: com apenas uma linha de telefone (ou várias linhas), é possível interligar vários ramais, formando um ponto central de controle das chamadas.
Ela atua como um ponto centralizado de controle, roteamento e comutação de chamadas telefônicas. As centrais telefônicas são essenciais para conectar chamadas entre usuários em uma mesma rede ou entre redes diferentes.
Por isso, essas centrais são fundamentais para empresas que necessitam gerenciar eficientemente as chamadas telefônicas internas e externas.
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As vantagens de adotar uma central telefônica na empresa
A adoção de uma central telefônica em uma empresa oferece diversas vantagens, contribuindo para uma comunicação mais eficiente e organizada.
Os principais benefícios incluem:
Gerenciamento de chamadas
Centrais telefônicas permitem o controle efetivo das chamadas, com funcionalidades como transferência, encaminhamento e conferência, otimizando a comunicação interna.
Economia de custos
Sistemas modernos, como as centrais telefônicas digitais, podem reduzir custos de comunicação ao utilizar a infraestrutura de rede existente para transmitir chamadas.
Funcionalidades avançadas
Correio de voz, identificação de chamadas, gravação de chamadas e outras funcionalidades avançadas melhoram a produtividade e a qualidade do atendimento.
Flexibilidade
As centrais telefônicas oferecem flexibilidade para expandir ou ajustar facilmente o sistema de acordo com as necessidades da empresa.
Atendimento ao cliente mais eficiente
Com recursos como URA (Unidade de Resposta Audível), as centrais telefônicas melhoram a experiência do cliente, direcionando chamadas de maneira eficiente e fornecendo informações automáticas.
Integração com outros sistemas
Integração com sistemas de CRM (Customer Relationship Management) e outras ferramentas empresariais, facilitando o registro e o gerenciamento de informações relacionadas às chamadas.
Controle de custos
Monitoramento do uso do telefone, possibilitando o controle de custos e a identificação de áreas que podem ser otimizadas.
Mobilidade
Algumas centrais telefônicas (como a telefonia digital Voip) permitem que os funcionários acessem as chamadas de seus ramais em dispositivos móveis, proporcionando mobilidade e flexibilidade.
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Os tipos de central telefônica
Atualmente no mercado existem quatro tipos de centrais telefônicas, que se diferenciam de acordo com o tipo de PABX.
Lembrando que o PABX (Private Automatic Branch Exchange) faz parte da central telefônica, pois é ele que transforma a linha telefônica em diferentes ramais para ligações internas e externas. Ou seja, o PABX é o coração da central telefônica das empresas.
Os tipos de central telefônica são:
1. Central telefônica analógica
É a mais antiga e foi projetada para receber apenas chamadas de linhas fixas convencionais, por meio de operadoras de telefonia fixa.
Nesse caso, o PABX analógico oferece poucos recursos para seus ramais, como o recebimento de ligações, ligações entre ramais, ligações externas, bloqueio de chamadas a cobrar e senha para eles.
2. Central telefônica digital
Nesse tipo de central, o equipamento PABX é um pouco mais avançado, pois conta com recursos adicionais, como a eliminação de ruídos nas chamadas, DDR (Discagem Direta para Ramal), o controle do volume das chamadas e a possibilidade de conexão em linhas fixas e em troncos digitais.
3. Central telefônica híbrida
Trata-se da união dos recursos da central digital com a central analógica, e, ainda, com um adicional: a possibilidade de implementar a tecnologia Voip – ou seja, os ramais são interligados sem custos.
Nesse caso, é possível trabalhar tanto com linhas fixas, troncos digitais e ligações para números Voip.
A central telefônica híbrida geralmente é utilizada por empresas que já trabalham de forma analógica, mas também querem contar com os benefícios da telefonia digital.
4- Central telefônica Voip
É a central telefônica cujas ligações são feitas e recebidas totalmente pela internet.
Muitas empresas estão migrando suas centrais telefônicas para o Voip por causa da sua variedade de recursos disponíveis e que otimizam o atendimento e a comunicação das empresas.
Nesse caso, o PABX passa a ser virtual, pois todas as ligações são feitas e recebidas utilizando a conexão da internet, o que reduz os custos para as empresas.
Nesse tipo de central telefônica, os colaboradores podem utilizar tanto ATAs (Adaptador Telefônico Analógico), quanto adquirir telefones IPs que são diretamente conectados à internet, ou, ainda, utilizarem seus próprios computadores para as chamadas.
As características de uma boa central telefônica
Para te ajudar na escolha, eis as principais características que uma central telefônica deve ter em sua empresa:
- Ela deve conectar toda a equipe por meio de ramais simples de serem utilizados.
- A central telefônica deve possibilitar a transferência de uma chamada para outro ramal no mesmo setor, de modo automático.
- Deve permitir a ampliação de ramais, principalmente se a sua empresa está crescendo. Nesse caso, a telefonia digital é a mais recomendada, pois não necessita de instalação de equipamentos robustos;
- Uma boa central telefônica também deve tornar o atendimento ao cliente bem simples e prático ao utilizar recursos automatizados para diminuir cada vez mais a necessidade de intervenção humana, seja na discagem, no atendimento inicial ou na distribuição da chamada entre os setores da empresa;
- Por fim, uma central telefônica deve fazer a sua empresa economizar. Seja na flexibilidade do pacote escolhido, no custo das chamadas e dos equipamentos, que devem ser eficientes. Ela deve significar, portanto, um verdadeiro retorno sobre o investimento da empresa.
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Empresas pequenas precisam ter central telefônica?
Sim, empresas pequenas podem e devem considerar investir em uma central telefônica, especialmente aquelas baseadas em telefonia digital. Esse tipo de telefonia oferece uma solução mais acessível e com diversos benefícios para negócios de pequeno porte.
A escalabilidade da telefonia digital é outra vantagem que faz a diferença. Empresas pequenas podem começar com um número mínimo de linhas e expandir conforme crescem, sem a necessidade de grandes investimentos iniciais. Isso proporciona flexibilidade para acompanhar o desenvolvimento do negócio.
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Afinal de contas, qual central telefônica escolher?
A resposta dependerá do que você precisa para a sua empresa e do porte que ela tem (e pretende ter em breve).
De qualquer forma, é sempre recomendado optar por uma central telefônica moderna e que atenda as demandas do mercado, dos seus colaboradores e dos seus clientes.
Nesse caso, vale a pena optar pelos serviços de Voip que oferecem a possibilidade de efetuar chamadas via telefone, computador e dispositivos móveis, pois esse tipo de central telefônica traz mais flexibilidade à equipe em comparação com as centrais mais tradicionais.
Por outro lado, se a sua empresa já conta com uma central telefônica digital, por exemplo, pode valer a pena migrar para a hídrica, para que ela também passe a contar com chamadas Voip, que são mais baratas.
Nesse caso, entenda no próximo post como fazer a portabilidade do seu número de telefone empresarial para o Voip. Trata-se do primeiro passo para revolucionar a central telefônica da sua empresa.
