Relatório de ligações: quais informações ele deve ter?

Empresas que contam com vários ramais e querem ter uma gestão de telefonia com mais qualidade e economia precisam contar com o relatório de ligações.

E se antes tudo era feito de forma manual, graças à tecnologia e ao surgimento da telefonia em nuvem, hoje é possível monitorar o histórico de ligações em tempo real.

Neste conteúdo, confira a importância de investir nesse tipo de relatório e quais dados ele precisa reunir para a tomada de decisão das empresas.

O que é um relatório de ligações?

Relatório de ligações é um documento gerado a partir do histórico de ligações feitas e recebidas em cada ramal da empresa.

Nele, a empresa fica por dentro de vários dados e informações importantes, que servem para avaliar várias características do atendimento telefônico. Exemplos:

• custos das chamadas;
• desempenho da equipe de atendimento;
• tempo médio de cada ligação;
• quantidade de ligações recebidas, atendidas e não atendidas, etc.

Como dissemos na introdução do post, com a chegada da telefonia em nuvem, cujas chamadas são feitas e recebidas totalmente pela internet, o relatório de ligações é alimentado em tempo real e pode ser acessado de forma remota pelos dispositivos móveis. 

Isso facilita bastante a gestão de telefonia, principalmente de empresas que têm call centers ou ramais espalhados em várias localidades. 

Saiba mais: Por que o Voip é a melhor solução para economizar em ligações ilimitadas? 

Quais as vantagens de ter um relatório de ligações na empresa?

Ter total controle da gestão de telefonia da empresa é a primeira grande vantagem de ter acesso ao relatório de ligações. 

Nesse sentido, os gestores ficam por dentro dos dados do atendimento, que podem gerar importantes insights de melhorias nessa área.

Por exemplo: a simples informação do tempo médio de cada chamada pode gerar algumas pistas sobre como anda o atendimento. A partir dessa métrica, o gestor consegue avaliar a produtividade da equipe e se ela precisa de treinamento para reduzir esse tempo.

Contar com um relatório de ligações também ajuda a ter o controle financeiro dos custos das chamadas em cada ramal. A empresa passa a entender quais áreas demandam mais ligações e por que isso acontece. 

Mais um exemplo: se os ramais do setor de cobrança estão sempre ocupados, isso pode significar um aumento da inadimplência dos clientes – a partir daí, a empresa pode criar estratégias para melhorar essa situação. 

Outros benefícios do relatório de ligações – principalmente as de telefonia em nuvem – são:

• possibilidade de favoritar chamadas, facilitando o acesso a elas posteriormente.
• acesso rápido às ligações que foram gravadas, caso o sistema tenha esse recurso.
• possibilidade de aperfeiçoamento do atendimento ao analisar as métricas do relatório.
• avaliar individualmente cada colaborador, caso haja um ramal para cada um deles.

Leia também: O que a gestão financeira e a gestão de telefonia têm em comum?

Quais informações um relatório de ligações deve ter?

Por fim, é importante saber que cada operadora de telefonia apresenta um determinado tipo de relatório de ligações.

Porém, existem alguns dados que são comuns a todos eles:

• dia e horário de cada ligação efetuada e recebida;
• quantidade de ligações efetuadas e recebidas por período;
• quantidade de ligações não atendidas e perdidas por período;
• custo das ligações;
• duração de cada ligação.

É importante contar, também, com a possibilidade de exportar os relatórios gerados, tanto em PDV quanto em CSV, para poderem ser compartilhados e até mesmo impressos se for necessário.

Como ter um relatório de ligações em tempo real?

A telefonia Voip, que funciona totalmente pela internet, é a melhor opção de sistema que permite a geração de relatório de ligações em tempo real.

Como tudo acontece pela internet, o painel de controle fornece todas as informações necessárias de cada ramal – que também funciona de forma virtual.

Na prática, a telefonia em nuvem funciona da seguinte forma:

1. A empresa investe em uma conexão de internet;
2. Escolhe os dispositivos que serão usados para as ligações (podem ser computadores, tablets, smartphones, telefones IP ou telefones analógicos com adaptadores);
3. Investe em um plano Voip com PABX Virtual;
4. Baixa o aplicativo ou acessa o endereço da interface do sistema, para ter acesso ao discador das chamadas e ao relatório de ligações.

Quer saber mais detalhes sobre como ter acesso a um relatório de ligações e a todas as demais funcionalidades profissionais da telefonia Voip? Então confira no próximo post e entenda quais são as vantagens do sistema e como implementá-lo!