Você já parou para pensar que a gestão de telefonia é uma tarefa que pode trazer muitos benefícios para a sua empresa?
Mesmo com a atual era tecnológica, utilizar o contato telefônico para se comunicar com colaboradores, clientes e fornecedores continua sendo parte estratégica para o crescimento dos negócios.
Portanto, saiba que a gestão de telefonia pode e deve ser implementada ainda hoje – nesse caso, confira as melhores práticas e dicas para tornar esse setor o mais econômico e sustentável possível.
O que é gestão de telefonia?
Assim como toda boa gestão, a gestão de telefonia é aquela em que você mapeia os gastos e controla os custos de telefonia da empresa. E a explicação é simples: em uma empresa, existem vários setores que fazem e recebem chamadas. Então, o gestor precisa investigar como ocorrem esses fluxos para verificar se os custos da telefonia estão obtendo retorno e como esse retorno pode ser maximizado.
O conceito, portanto, é simples: é preciso gerenciar como ocorre a comunicação interna e externa da sua empresa para que se otimizem os gastos e que eles realmente tragam o retorno esperado.
Entendido isso, como realizar na prática uma gestão de telefonia?
As melhores práticas de gestão de telefonia
1- Mapeamento dos dados e dos gastos
Essa é a fase da coleta, identificação, análise e da organização de contratos, faturas, de tempo gasto no telefone, dos pagamentos dos clientes e outras métricas que estão definidas nas KPIs de telefonia da empresa.
O objetivo aqui é organizar a empresa e ter acesso aos dados reais para que eles sejam facilmente identificados e compreendidos. A questão a ser levantada é: está valendo a pena pagar o custo da operadora de telefonia em vista do retorno que a empresa está obtendo?
A partir desse questionamento, eis a segunda prática.
2- Análise dos contratos de telefonia
Nessa etapa da gestão de telefonia, é hora de focar nos gastos e na quantidade de dinheiro que a empresa investiu em cada contratação de plano de telefonia.
Nesse caso, é necessário descrever todos os benefícios do plano contratado e estudar cada um dos contratos e suas particularidades (como a duração dele, por exemplo). Além disso, é importante que o gestor saiba todos os temos do serviço contratado, inclusive se ele possui cláusula de fidelização.
Então, o questionamento a ser levantado é: tudo o que foi acordado entre a empresa e a operadora está sendo entregue? O dinheiro gasto realmente está sendo bem investido nos planos contratados? Caso a resposta seja negativa e seja descoberta alguma irregularidade, é possível realizar uma contestação junto à operadora em questão em uma auditoria retroativa, para obter o devido ressarcimento.
E caso realmente se sinta insatisfeito com os contratos e com os serviços prestado, mude de operadora (e tenha atenção às multas por quebra de contrato).
3- Análise de custos do tempo gasto com suporte técnico e atendimento da operadora
Outra boa prática de gestão de telefonia é analisar quanto tempo a empresa gasta para entrar em contato com a operadora de telefone, seja para suporte técnico ou para questões administrativas. Esse suporte é adequado e eficiente? Você identifica situações de prejuízo na empresa por conta de um atendimento precário?
4- Conhecimento sobre o perfil de utilização dos telefones da empresa
Já sabe quais são os planos contratados e todos os serviços os quais a empresa tem direito? Então chegou a hora de levantar o perfil de utilização deles, para saber quais realmente atendem ao negócio.
Na prática, verifique quais serviços contratados são realmente essenciais e quais são dispensáveis, além de saber o tipo de consumo na empresa. Pode ser que nesse caminho você descubra que está pagando mais do que deveria (a famosa “venda casada”, por exemplo). O objetivo aqui é descobrir se existem outros planos e outras operadoras que compensam mais o investimento.
5- Divisão dos custos de telefone na empresa
Nessa etapa, é preciso conhecer os valores gastos com telefonia em cada departamento da empresa, tanto a telefonia fixa quanto a móvel, levando em consideração as diferentes necessidades dessas diferentes áreas.
O objetivo aqui é descobrir qual departamento está com maior custo com telefonia para criar metas de diminuição desses custos.
Telefonia digital: a melhor forma de economizar na conta de telefone empresarial
Se você descobriu na gestão de telefonia que esse setor está tendo prejuízo por conta de serviços mal feitos ou custos altos, então saiba que existe solução. Aliás, mesmo que você esteja minimamente satisfeito com a sua operadora atual, saiba que também existe outra opção melhor e mais barata.
Estamos falando da telefonia Voip.
Trata-se de uma tecnologia que utiliza a internet para fazer e receber ligações, sejam internas ou externa da empresa. E isso se traduz em baixo custo, pois as chamadas são mais baratas que a telefonia convencional, e, ainda, em mobilidade, já que não é preciso ter aparelhos instalados na empresa – as chamadas podem ser feitas via computador ou dispositivos móveis.
Aliás, a tecnologia Voip vem revolucionando as pequenas e médias empresas justamente por ajudar a profissionalizar ainda mais o atendimento telefônico delas. Quando integrado a um PABX Virtual (ou seja, também não necessita de um aparelho físico), o Voip conta com uma série de recursos dignos de multinacionais. Exemplos:
– Secretária eletrônica;
– Gravações de chamadas;
– Menu de opções nas URAs;
– Fila de atendimento com áudio de espera personalizado (aproveite para oferecer produtos e serviços);
– Ligações sem custo entre os ramais;
– Encaminhamento de chamadas de forma fácil;
– Histórico de ligações em tempo real;
– Correio de voz, cujas gravações são direcionadas ao e-mail em formato de mp3;
– Videochamadas.
– Com toda essa tecnologia, certamente a gestão de telefonia da empresa será feita com maior facilidade e praticidade.
Nesse caso, convidamos você a conhecer os planos de Voip da FaleMais. Eles realmente se encaixam nos orçamentos de empresas de todos os portes, conta com um suporte técnico de ponta e o melhor: sem contrato de fidelidade. Até a próxima!
