Não é possível ter uma boa gestão de telefonia sem o devido planejamento de todos os custos da empresa. Essa é a principal semelhança entre esse departamento e o da gestão financeira.
É preciso sempre estar de olho nos melhores pacotes para economizar na conta telefônica, ainda mais se a sua empresa está crescendo e precisa aperfeiçoar o atendimento nessa área.
Portanto, no post de hoje vamos falar sobre as várias relações entre essas duas áreas e como você realmente pode economizar na telefonia da empresa – o que se refletirá na gestão financeira.
Assim como na gestão financeira, a gestão de telefonia tem vários processos trabalhosos
Quando a gestão financeira e a gestão de telefonia são feitas por meio de tarefas manuais, ou, ainda, com o uso de ferramentas ultrapassadas, isso causa uma série de consequências:
– Possibilidade de erros;
– Menos produtividade;
– Custos elevados.
E qual é a solução, então? Automatizar os dois setores. Em relação à gestão de telefonia, dá para investir no sistema Voip, que funciona pela internet, gerando mobilidade à equipe e um painel de controle de fácil acesso e com relatórios precisos.
Assim como na gestão financeira, a gestão de telefonia pode ter procedimentos de pagamento desordenados
Outra semelhança entre os dois tipos de gestão pode ser a desordem na hora de realizar pagamentos – no caso da gestão de telefonia, o pagamento das contas de telefone fixo e móvel.
Quando se opta pela telefonia analógica, nem sempre é fácil acompanhar todos os gastos. Existem empresas que até tentam, ao pedirem que os colaboradores anotem as origens e os objetivos de cada ligação, mas nem sempre isso dá certo.
O que fazer? Migrar para a telefonia Voip. O acompanhamento de cada ligação é feito em tempo real, gerando relatórios precisos. Além disso, os planos Voip são pagos em forma de mensalidade e no uso de créditos para as ligações – e sempre que o crédito está acabando, o sistema avisa, ajudando no controle de gastos.
Saiba aqui como ter total controle da conta de telefone com a tecnologia Voip.
Assim como na gestão financeira, a gestão de telefonia costuma ter os processos centralizados em uma só pessoa
Mesmo que os gestores sejam os responsáveis por seus departamentos, se um deles sair de férias (ou precisar se afastar subitamente), quem o substituirá? E se essa gestão feita por ele for manual, com procedimentos que apenas ele entende?
Por isso é tão importante que os processos sejam automatizados, ainda mais nesses setores de finanças e da gestão de telefonia. Todos os dados precisam ser integrados em um ambiente intuitivo e de fácil acesso à diretoria da empresa e aos encarregados, para que sejam compartilhados entre os setores de forma fácil.
Como já dissemos acima, além da telefonia Voip cumprir esse papel de automatização, ela também ajuda a tornar a comunicação interna mais eficiente. Saiba como neste post aqui.
Assim como na gestão financeira, a gestão de telefonia precisa cortar gastos excessivos
Por fim, mas não menos importante: no fim das contas, tudo se resume ao custo-benefício. A empresa precisa ser gerenciada de forma sustentável, para que cresça com equilíbrio.
Nesse caso, existem maneiras de cortar gastos excessivos na telefonia das empresas, tais como:
– Contratar planos que ofereçam os menores preços dos custos das chamadas para fixo e celular, incluindo as ligações interurbanas (DDD);
– Conseguir o benefício de ter ligação gratuita entre os ramais, mesmo que eles estejam localizados fora da sede da empresa;
– Ter um painel de controle de telefonia, onde a empresa saberá exatamente quais chamadas estão sendo feitas e recebidas, bem como o tempo de duração delas (assim, elas podem se programar e treinar a equipe para resolver o problema de clientes e fornecedores no menor tempo possível);
– Não ficar preso em operadoras de telefonia com contratos de fidelidade, que são burocráticos e preveem multa por cancelamento antes do tempo. Isso pode gerar dor de cabeça e gastos fora do previsto.
Bom, em todas essas situações, saiba que a telefonia Voip pode te ajudar. Isso porque:
– Os custos das chamadas Voip são menores do que na telefonia analógica;
– O painel de controle é intuitivo e permite o acompanhamento de métricas e KPIs de telefonia;
– Pelo menos aqui na FaleMais, você não fica preso em contrato de fidelidade. Você permanece conosco até quando achar melhor.
Pronto para otimizar a gestão de telefonia em seu negócio? Então saiba, de uma vez por todas, porque você deve contratar o sistema Voip para sua empresa – inclusive se ela for uma startup. Até a próxima!
