Se você está dando os primeiros passos no mundo dos negócios, ou, ainda, pretende estruturar um atendimento telefônico mais profissional em sua empresa, precisa saber o que é ramal e quais são seus benefícios.
Aliás, já daremos um spoiler: com o avanço da tecnologia e da internet banda larga, hoje podemos ter à disposição um sistema de ramais totalmente digital e com melhor custo-benefício do mercado.
Entenda todos os detalhes neste post!
O que é ramal?
Vamos supor que a sua pequena empresa esteja crescendo. Agora, já são 3 setores e 10 colaboradores no total.
Como estruturar uma comunicação interna, e, ainda, proporcionar que clientes e fornecedores liguem e sejam atendidos pelo responsável certo? Com ramais!
Mas como isso é possível?
Voltando ao exemplo acima, imagine você ter que contratar 3 linhas telefônicas que atendam a esses três setores, e, ainda, 10 aparelhos de telefone como extensão?
Felizmente, os ramais vieram para facilitar a rotina empresarial.
Na prática, basta apenas uma única linha e um sistema de PABX para que haja a subdivisão dessa linha em vários ramais independentes.
Ou seja: 1 número de telefone + vários ramais = sistema inteligente e profissional de telefonia.
É justamente o PABX que faz a mágica acontecer. Ele é um aparelho físico (ou digital que funciona em nuvem) que você adquire, e, nele, interliga a quantidade de ramais determinadas pela capacidade do aparelho comprado – no caso da versão em nuvem, você pode adquirir ramais à medida que a demanda aumenta.
Desse modo, fica muito mais fácil se comunicar internamente e externamente.
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Qual é a diferença entre ramal de telefone e extensão de telefone?
Aqui vale a pena destacar o que é ramal e o que é extensão, já que esses termos podem causar confusão.
A diferença entre um ramal de telefone e uma extensão de telefone baseia-se na forma como várias unidades telefônicas estão conectadas a uma única linha telefônica e na capacidade de uso simultâneo.
Extensão de telefone
Quando se fala em extensão de telefone, geralmente se refere a um cenário em que pelo menos dois aparelhos telefônicos estão instalados em uma mesma linha telefônica.
No caso de uma extensão, todos os aparelhos estão conectados à mesma linha principal, e, portanto, compartilham essa única linha.
Isso significa que, se um aparelho estiver em uso (realizando ou recebendo uma ligação), os outros aparelhos na mesma linha não podem ser usados para efetuar ou receber chamadas simultaneamente.
Em outras palavras, quando uma extensão está em uso, os outros aparelhos na mesma linha ficam inativos até que a chamada na extensão principal seja encerrada.
Ramal de telefone
Com o ramal de telefone, a diferença está na forma como a linha principal é subdividida em várias ramificações. Isso é comum em sistemas telefônicos empresariais e em sistemas de telefonia mais avançados.
Cada ramal é tratado como uma linha independente, o que significa que todos os aparelhos (ramais) conectados a essas ramificações podem ser usados ao mesmo tempo.
Cada ramal tem seu próprio número de telefone, e as chamadas podem ser realizadas e recebidas simultaneamente em cada ramal, sem afetar os outros.
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Quais as vantagens de se investir em ramais para a empresa?
Depois de entendermos o que é ramal, definitivamente ele é a solução ideal para empresas que estão crescendo e precisam dividir suas linhas entre os setores.
Confira as principais vantagens desse investimento:
Agilidade no atendimento externo
Com a transferência de ramais, o atendimento telefônico fica mais ágil, pois bastam poucos toques para que uma ligação seja transferida para o ramal correto.
Menu de atendimento
O PABX possibilita a existência da URA (Unidade de Resposta Audível), que é aquele menu de atendimento disponibilizado ao cliente no início das ligações. Isso facilita o direcionamento para o ramal desejado, tornando o atendimento mais eficiente.
Números diretos
Saber o que é ramal também traz a vantagem de criar números diretos para uso de cada colaborador. Ou seja, em vez de toda ligação passar pela triagem de uma recepcionista, por exemplo, é possível configurar números diretos para que o telefone toque diretamente no aparelho específico.
Comunicação interna eficiente
O telefone continua sendo um excelente recurso para agilizar a comunicação interna. Afinal, nem sempre o colaborador está online ou com o e-mail aberto, e, dependendo do assunto, uma ligação rápida resolve prontamente a situação. Na prática, portanto, os colaboradores podem se comunicar entre si por meio dos ramais. Aliás, dependendo do tipo de aparelho de telefone, é possível até realizar mini reuniões até com chamadas de vídeo.
Redução de custos com chamadas internas
Uma vez que as chamadas entre ramais são frequentemente gratuitas (a ligação entre ramais Voip da FaleMais são gratuitos!) ou a um custo muito baixo, isso pode ajudar a reduzir os custos de comunicação interna da empresa, especialmente se houver comunicação regular entre funcionários em diferentes departamentos.
Rastreabilidade e monitoramento
Com um sistema de ramais, é possível rastrear e monitorar as chamadas, o que pode ser útil para fins de segurança, treinamento e qualidade de atendimento. A empresa pode acompanhar métricas de atendimento, duração das chamadas, e muito mais.
Encaminhamento de chamadas após o expediente
O sistema de ramais permite que as chamadas sejam direcionadas para outros números ou dispositivos fora do horário de expediente, garantindo que os clientes ainda possam entrar em contato com a empresa em casos de emergência.
Integração com outras ferramentas de comunicação
Muitos sistemas de ramais podem ser integrados com outras ferramentas de comunicação, como e-mail, CRM, mensagens instantâneas e videoconferência, tornando a comunicação mais versátil e eficiente.
Escalabilidade
Conforme a empresa cresce, é fácil adicionar novos ramais ao sistema sem a necessidade de instalar novas linhas telefônicas. Isso torna o sistema escalável e flexível para atender às necessidades em constante evolução da empresa.
Mobilidade
Alguns sistemas de ramais permitem que os funcionários acessem seus ramais de telefone de dispositivos móveis ou remotamente. Isso é especialmente útil para equipes que trabalham fora do escritório ou em home office.
Relatórios e análises
Os sistemas de ramais geralmente oferecem recursos de geração de relatórios e análises, o que pode ajudar a empresa a tomar decisões informadas com base no tráfego de chamadas e no desempenho do atendimento ao cliente.
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Como adquirir ramais com o melhor custo-benefício para a empresa?
Por meio da tecnologia Voip. Com ela, é possível fazer ligações totalmente pela internet e o que é ramal passa a ganhar ainda mais importância, já que se torna ainda mais fácil adquiri-lo.
Na prática, o Voip proporciona o PABX em nuvem, o que vai revolucionar a telefonia em sua empresa, que não precisará mais contar com aparelhos tradicionais de telefone e nem com equipamentos físicos de PABX (e seus numerosos fios de instalação).
Portanto, depois de saber o que é ramal, está na hora de saber o que é e como funciona o PABX em nuvem.
