A comunicação interna é um processo essencial e que deve ser implementado como regra dentro de empresas que prezam pela integração dos times e pela qualidade nas entregas feitas.
Para isso, é importante entender como esse processo funciona e como implementá-lo da forma correta. Isso garante que sua empresa se beneficie do melhor que esse tipo de comunicação pode proporcionar.
Para entender o que é, como funciona na prática e quais são as vantagens que a comunicação interna pode oferecer para seu negócio, continue lendo este artigo!
O que é comunicação interna?
A comunicação interna é focada no público interno de uma empresa, pensando na organização e otimização da forma de trabalho. Ela é essencial para melhorar a motivação do time e o engajamento nas tarefas diárias.
A comunicação interna pode ocorrer de duas formas:
- vertical: de líderes para subordinados;
- horizontal: entre colaboradores do mesmo nível hierárquico.
Com essa prática, é possível passar para frente os valores e cultura da empresa, definir metas de um time específico e utilizar a comunicação estratégica para diminuir os ruídos que causam problemas e desentendimentos. Essas são algumas das possibilidades que a comunicação interna atende dentro de uma organização.
Comunicação interna X externa
O objetivo principal da comunicação interna é melhorar os processos organizacionais entre os colaboradores de um ou mais departamentos. Nesse tipo, toda a estratégia é voltada para melhorias nos processos da empresa.
Já na comunicação externa, o principal foco é transmitir os valores, culturas e propósito da marca para o público alvo, a fim de construir relacionamentos e conseguir consolidar o negócio em seu mercado de atuação.
Dentro dessas comunicações, há diferenças na forma de se comunicar e seus objetivos.
Comunicação interna
No caso da comunicação interna, todo o processo ocorre através de ferramentas internas para conversas, gerenciador de tarefas, e-mails, treinamentos e dinâmicas.
O principal objetivo é manter a equipe engajada e encontrar um propósito nas atividades desempenhadas.
Outro ponto que a comunicação interna tem como premissa, é promover a integração entre todas as áreas de uma empresa, focando em melhorar o clima institucional.
Comunicação externa
Agora, a comunicação externa tem outros meios de ser executada, tendo uma forte influência das gestões de mídias sociais, branding e campanhas de vendas, por exemplo. Esses são alguns dos recursos utilizados para atingir as pessoas.
O principal objetivo desse trabalho, é conquistar o público alvo da empresa. Para isso, é importante explorar diversos canais e adequar a linguagem a persona.
Porém, isso tudo só é possível após um plano bem elaborado e o mapeamento das possibilidades. Essa comunicação pode ocorrer através de: blogs, newsletter, comerciais e ações presenciais.
Vantagens da comunicação interna nas empresas
Diferentes benefícios são agregados na prática da comunicação interna. Isso ocorre pois a equipe se sente mais escutada e que realmente faz diferença em sua área de atuação. Alguns dos principais benefícios, são:
Aumento da produtividade
Quando os objetivos da companhia ficam claros para os colaboradores e eles entendem qual a importância do seu trabalho para o andamento do projeto em que está inserido, é normal que eles se sintam mais engajados.
Ao ficarem mais instigados com suas demandas, eles se sentem mais motivados a realizar as entregas, pois conseguem enxergar os resultados de seus esforços através de feedbacks e reconhecimentos mensais, por exemplo.
Retenção de talentos
Diretamente ligado ao fato do reconhecimento e do propósito encontrado, as equipes tendem a cultivar o sentimento de pertencimento, diminuindo assim, a vontade e necessidade de buscar novas oportunidades.
A comunicação interna colabora para essa redução de rotatividade, pois colabora para a construção de uma relação de via dupla, onde há transparência e clareza nos objetivos comuns.
É importante lembrar que se a empresa for um local de reconhecimento e segurança para o colaborador ou colaboradora, ele terá menos motivos para abandonar a organização.
Redução de ruídos
Com a comunicação interna implementada, é possível definir uma padronização da forma em que as informações serão passadas. Isso ajuda para que não haja a possibilidade de ocorrer “disse me disse” e nem desalinhamentos que possam prejudicar um departamento ou projeto.
Portanto, todos da empresa saberão onde encontrar as informações, com quem deve falar em situações específicas e quais são os meios a serem utilizados para cada ocasião. Todos esses fatores alinhados, são imprescindíveis para o bom relacionamento entre as equipes.
Melhoria no ambientes organizacional
Ao conseguirem se comunicar melhor e diminuir os ruídos entre os departamentos, é comum que o clima da empresa fique mais agradável para todos os inseridos dentro dela.
Isso é consequência de um bom projeto de comunicação interna e interfere diretamente no aumento da produtividade e retenção de talentos, já citados anteriormente.
Gestão de crises
Esse é um dos principais benefícios atrelados a essa prática, já que reduz a insegurança e promove o engajamento. Porém, é importante ressaltar que para o colaborador conseguir compreender e colaborar em uma possível crise institucional, ele estará alinhado aos propósito e valores da marca.
Uma das formas de gerir as crises, é dar oportunidade para todos colaborarem de forma ativa nos projetos e campanhas em que a empresa estiver inserida. Isso pode ser por meio de formulários ou reuniões de alinhamento, por exemplo.
Como implementar a comunicação interna
Como qualquer outro processo que precise ser implementado, é natural passar por alguns processo que facilitam essa implementação. Para a comunicação interna, é necessário considerar os seguintes pontos:
Planejamento
Nesse momento, é essencial estruturar e mapear quais serão as ações adotadas e quais os objetivos elas irão suprir. Isso é imprescindível para conseguir projetar possíveis melhorias e ajustes no projeto, a fim de não ter problemas a longo prazo.
Outro ponto importante, é entender se haverá campanhas para comunicações internas, eventos ou algo que demandará recursos financeiros e de pessoas do time. Isso porque, todos os custos devem ser mapeados, para não haver surpresas negativas.
Reduza a burocracia
O principal motivo de problema nas empresas, é um colaborador não conseguir falar com a pessoa certa no momento certo, seja por não conseguir um horário na agenda ou por haver impedimentos por uma hierarquia vertical.
Portanto, é muito válido desburocratizar os processos de contato, para todos conseguirem falar com seus superiores ou colegas de outros setores.
Isso pode ser feito através de um aplicativo para conversas diárias ou espaços físicos de convivência, como salas de descanso.
Invista em diferentes canais de comunicação
É essencial entender que dentro de uma companhia, há diferentes perfis de pessoas e elas se adaptam em diferentes meios de se comunicar. Alguns são mais adeptos a e-mails, outros a mensagens e tem aqueles que preferem reuniões curtas, por exemplo.
Por isso, é importante acompanhar de perto quais são os canais que melhor se adequam a realidade da sua equipe, pois isso garantirá uma maior engajamento e aceitação dela com os meios utilizados.
Faça acompanhamentos de progressos
Como passo fundamental para continuar otimizando processos e melhorando o relacionamento interno, é necessário colher o máximo de feedbacks possíveis e isso é possível através de reuniões de acompanhamento de progresso.
Com elas, é possível entender se o funcionário melhorou suas entregas e se isso foi devido às melhorias nos processos de comunicação institucional. Assim é possível continuar fazendo o que está dando certo e melhorar os pontos críticos.
Como você pôde perceber, a comunicação interna pode ser muito vantajosa para a sua empresa. Por isso, considere as possibilidades e comece a planejar a melhor maneira de implementá-la em sua rotina.
E se você quiser entender como a tecnologia pode ser sua aliada nesse processo, entenda a importância das telecomunicações nas empresas. Boa leitura!
