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6 regras de etiqueta para um atendimento telefônico de sucesso

Regras de etiqueta para atendimento telefônico

O atendimento telefônico é o único canal pelo qual o cliente pode entrar em contato diretamente com a empresa, por isso, uma má impressão durante poucos minutos no telefone pode ser fatal para a imagem de qualquer estabelecimento.

É fundamental que o seu atendimento passe a imagem e os valores aos quais a empresa deseja estar conectada sempre que seu nome for lembrado pelo público e pelo mercado. Por isso, conheça agora 6 regras de etiqueta para atendimento telefônico cruciais para o seu negócio!

 

Não demore a atender

Certamente, uma das coisas que mais irritam o cliente é a demora no atendimento das chamadas, e, convenhamos, ficar esperando na linha é realmente estressante. Então, deixe para outra hora o que estiver fazendo no momento e atenda o telefone assim que puder.

Outra dica importante é não transferir chamadas sem necessidade urgente. Essa postura pode desanimar a pessoa, causar problemas de comunicação e tornar o atendimento muito demorado. Lembre-se: o cliente deve ser a prioridade sempre!

 

Concentre-se apenas na chamada

Evite conversas paralelas durante o atendimento telefônico, pois os áudios podem vazar e a pessoa pode escutá-los. Tal gesto pode ser entendido como desrespeitoso ou até como despreparo. Então, para que correr o risco? Sem contar que é fundamental prestar muita atenção a tudo o que o cliente fala para resolver o problema rapidamente e sem ruídos nas informações. Isso reduz os episódios em que o atendente esquece o nome ou o problema apresentado pelo cliente, por exemplo.

 

Não sussurre nem grite

Encontre o tom ideal. Projete a sua voz com firmeza e naturalidade com o objetivo de diminuir problemas de comunicação. Só tome cuidado para não falar muito alto sem querer durante a chamada. Busque pronunciar as palavras com calma e clareza sempre, mesmo em eventuais momentos de “tensão” durante o atendimento. Mantenha a neutralidade e o profissionalismo!

Apesar de ser você quem realiza o atendimento, a sua voz representa toda a empresa. Nada de alterar o tom, então.

 

Seja proativo e demonstre interesse

São duas características que andam juntas e com as quais você precisa estar atento. O cliente percebe com facilidade se o atendente está realmente interessado e disposto a solucionar o problema. Demonstre isso e a comunicação será mais eficiente e leve entre você e a pessoa.

Boas formas de mostrar interesse são perguntar ao cliente sobre outras dúvidas, sugerir mais de uma solução e falar com ânimo. O cliente se sentirá mais encorajado e confortável em conversar sobre o assunto.

 

Seja didático ao dizer não

Pode ser que em alguns atendimentos você tenha que repetir seguidos “nãos” ao cliente. Uma forma de diminuir o constrangimento nessa situação é tentar ser o mais didático possível na explicação. Jamais diga apenas “não”: explicar a razão da resposta é indispensável.

E lembre-se de que é importante ser flexível às vezes. Antes de dar uma resposta negativa ao cliente, procure saber se existe alguma solução que pode transformar a situação.

 

Seja honesto: a maior das regras de etiqueta para atendimento telefônico

Jamais minta! Nunca diga que retornará uma chamada se você não tiver como garantir que vai fazê-lo. Se você também não souber solucionar o problema do cliente, mesmo depois de procurar por soluções, fale a verdade e diga que vai transferi-lo para o setor apropriado.

A sinceridade no atendimento ajuda a solidificar a relação de confiança entre empresa e cliente, e caráter e competência são fatores fundamentais para isso.

Quer melhorar sua relação com o cliente ainda mais? Veja nossas 5 dicas para um atendimento infalível e aproveite nossas dicas.

Post publicado por Equipe FaleMais em 03/09/2015 | Atendimento e SAC

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