Como fazer a gestão de equipes remotas? Veja as melhores práticas!

A imagem mostra uma mulher em frente ao notebook fazendo a gestão de equipes remotas, onde na tela é possível ver o rosto de quatro pessoas fazendo parte da reunião.

O trabalho realizado fora do escritório já se tornou uma realidade. O que antes era tendência se concretizou devido à pandemia do coronavírus. Desse modo, fica a dúvida sobre a gestão de equipes remotas.

Afinal, garantir que todos executem suas funções pode ser desafiador. É preciso assegurar produtividade, entregas no prazo, motivação e engajamento dos colaboradores, além de outros fatores.

Como equilibrar esses aspectos para efetivar uma gestão de equipes eficiente? Neste post, vamos trazer algumas dicas práticas para aplicar na sua empresa. Que tal ver mais?

Use as ferramentas adequadas

Uma boa gestão de equipes remotas depende da ajuda das ferramentas certas. A ideia é gerenciar as tarefas, a produtividade e o tempo

Assim, é possível monitorar as entregas e garantir o cumprimento de prazos sem microgerenciar. Entre os recursos tecnológicos válidos estão: 

Google Drive: permite compartilhar, editar e criar textos, apresentações, planilhas, relatórios e mais. Além disso, diferentes níveis de acesso podem ser definidos para garantir a segurança;

We Transfer: facilita o envio de arquivos grandes. Pode ser usado gratuitamente para documentos de até 2 Gb;

Evernote: é um app de anotações que permite adicionar anexos, definir lembretes, marcar reuniões, editar arquivos, entre outros, sempre de maneira colaborativa;

Zoom e Google Meet: garantem a realização de videoconferências;

Trello: é um kanban. Com a ferramenta, é mais fácil gerenciar projetos, saber a etapa em que a atividade está, compartilhar informações e mais;

PABX Virtual: é uma tecnologia que reúne os ramais em uma central telefônica. As chamadas passam a ser feitas pela internet e a empresa alcança redução de custos;

VoIP: garante a realização de ligações pela internet, pois a tecnologia transforma o áudio em dados. Desse modo, é possível reduzir os custos em até 90% e ainda transformar qualquer dispositivo com internet em um aparelho voltado para a execução de chamadas telefônicas.

Perceba que todas essas ferramentas ajudam a delegar tarefas, fazer acompanhamentos, dar feedbacks e entrar em contato com a equipe remota sempre que necessário. Dessa maneira, é possível desenvolver melhor as tarefas e engajar os colaboradores

Descentralize as decisões

É importante permitir que os colaboradores tomem decisões menores. Em uma equipe remota, é ainda mais relevante. Afinal, a autonomia agiliza os processos e aumenta a motivação dos profissionais.

A centralização das decisões traz burocracia para os aspectos operacionais. Por sua vez, a mudança de paradigma torna o fluxo de trabalho mais flexível. Sem contar que mostra a capacidade de confiança do gestor na equipe remota.

É claro que as decisões estratégicas ainda devem ser tomadas pela gestão. No entanto, questões operacionais podem ser delegadas até mesmo para evitar a sobrecarga dos gestores.

Use canais de comunicação diretos e funcionais

Para a gestão de equipes, é fundamental saber se comunicar. O gestor deve ir além do simples repasse de ordens e informações. É importante ouvir os colaboradores e saber quais são os problemas. Desse modo, é mais fácil ter a confiança dos profissionais.

Ao mesmo tempo, é necessário evitar os ruídos de comunicação. Eles podem surgir do mau entendimento, do atraso nas respostas, da falta de clareza e da desorganização em geral.

Como gerenciar uma equipe remota, considerando todos esses aspectos? Para começar, foque o alinhamento de expectativas.

Lembre-se de que a comunicação eficiente, clara e honesta é o principal meio de relacionamento com cliente, colaboradores e gestores.

Nesse processo, utilize as ferramentas certas. Duas das principais são o PABX Virtual e o VoIP. Como já citamos, eles permitem fazer chamadas pela internet. No entanto, existem pequenas diferenças.

O PABX Virtual cria uma central telefônica com recursos avançados. Sem equipamentos nem instalações, o gerenciamento das chamadas internas e externas ocorre por meio de um painel online.

Como ajuda a gestão de uma equipe remota? Primeiro, porque permite o contato rápido entre os colaboradores. Além disso, evita que os profissionais percam tempo com esses aspectos operacionais.

Já o VoIP consiste em um serviço telefônico que ultrapassa barreiras. Os colaboradores podem estar em qualquer lugar do mundo e ainda fazerem ligações comerciais. Basta terem um computador, tablet ou celular.

Isso facilita o gerenciamento e o próprio trabalho de uma equipe remota. Assim, é possível fazer chamadas de forma fácil e barata. Mais do que isso, de forma que elas sejam integradas.

Com todos esses recursos e dicas, você já pode colocar em prática uma boa gestão de equipes remotas. Pode ser difícil no começo, mas é possível alcançar a eficiência nesse processo.

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