Escritórios virtuais: entenda o que é e quais as vantagens!

Imagem de cima mostra mulher em vídeo chamada com colegas no computador, em escritórios virtuais.

Uma tendência atual é o trabalho a distância. Nesse cenário, o escritório virtual ganha força. Saiba como ele funciona e de que forma pode ajudar sua empresa.

Você já sabe que a pandemia trouxe novas necessidades no trabalho. Isso fez os colaboradores mudarem sua visão do ambiente organizacional. Nesse cenário, o escritório virtual despontou como uma alternativa viável para ter eficiência e alcance de bons resultados.

Antes de explicar o que é escritório virtual, é preciso entender o cenário em que ele está inserido. Em 2020, 11% dos trabalhadores atuaram a distância. Isso representa cerca de 8,2 milhões de pessoas.

O trabalho remoto trouxe desafios. Alguns deles foram produtividade e separação da vida profissional e pessoal. Ainda assim, muita gente não deseja mais voltar a uma unidade da empresa.

Um estudo da Gallup mostrou que 40% dos profissionais que trabalhavam em escritório querem continuar no modelo remoto. Além disso, outro levantamento sinalizou que 70% dos entrevistados preferiam o formato híbrido — aquele em que alguns dias é possível ficar em casa e outros, no escritório.

Todos esses dados são apenas a ponta do iceberg. Gestores já pensam em adotar esse padrão e empresas inteiras começaram a trabalhar de forma descentralizada. Aqui, vem a ajuda dos escritórios virtuais.

Como? Neste post vamos explicar melhor essa tendência e mostrar por que ela vale a pena. Confira!

O que é escritório virtual?

Um escritório virtual é um ambiente físico em que colaboradores da sua empresa podem atuar sem estarem presencialmente em uma unidade de negócio. Com esse espaço, torna-se desnecessário alugar uma sala. Você tem toda a infraestrutura necessária para exercer a função.

O exemplo mais emblemático que ilustra o que é escritório virtual é o coworking. No entanto, é possível contratar apenas o serviço de endereço fiscal. Ou seja, você abre a sua empresa em um endereço regularizado na prefeitura, mas trabalha de outro local.

Assim, existem duas aplicabilidades. Em qualquer uma delas, você paga uma assinatura mensal para ter acesso aos serviços disponibilizados.

Home office x escritórios virtuais: quais são as diferenças?

Antes de entender o que caracteriza escritórios virtuais e home office, é preciso saber que esses conceitos estão dentro do guarda-chuva do trabalho remoto. Ele remete a qualquer modalidade de atuação a distância.

Basicamente, aqui, estão incluídos o home office e os escritórios virtuais, especialmente os coworkings. Ainda há o trabalho híbrido e o anywhere office.

O trabalho híbrido é aquele em que o profissional fica alguns dias da semana no escritório presencial e outros em algum outro local, como sua casa, uma livraria ou um coworking. Já o anywhere office prevê que o colaborador esteja em qualquer lugar do mundo. Portanto, não há expectativa de que ele esteja presente fisicamente.

Entendendo esses conceitos é possível saber o que é home office e escritório virtual. Veja as diferenças.

Home office

É o trabalho feito a partir de casa, especificamente. Muitas vezes, é adotado por profissionais liberais, como advogados, contadores, designers e mais. Sua grande vantagem é a redução de custos.

Por outro lado, existem limitações. Entre elas estão: 

  1. investimento em materiais feito pelo profissional;
  2. dificuldade de atender os clientes pessoalmente;
  3. inviabilidade de exercer algumas atividades no ambiente doméstico, por exemplo, atendimento presencial de médicos;
  4. falta de comodidade para executar trabalhos em equipe, exceto se os membros adotarem o trabalho a distância e utilizem ferramentas de integração.

Escritório virtual

Surgiu da necessidade de profissionais e empresas terem uma sede física sem angariar gastos elevados. Como vimos, está dividido em duas modalidades: 

coworking: a empresa descentraliza suas atividades ou trabalha de forma híbrida. Assim, contrata esse local para que os colaboradores possam exercer suas funções. Oferece toda a infraestrutura necessária e pode até contar com salas criadas especificamente para o negócio;

endereço fiscal: é uma modalidade em que o escritório virtual é utilizado como endereço da empresa. Portanto, o espaço serve como local de correspondência e para cumprimento das etapas burocráticas. No entanto, ele tem serviços adicionais, como veremos adiante.

Nesse contexto, existem vários benefícios em saber o que é um escritório virtual e utilizá-lo. Entre eles estão: 

— melhoria da imagem e da reputação da empresa, já que o endereço fiscal fica localizado em uma área mais estratégica. Assim, o negócio ganha credibilidade;

— possibilidade de atender clientes e fazer reuniões, caso seja agendado um horário;

— espaço para trabalhar e fazer encontros em cidades nas quais a empresa não tem sede nem filiais;

— ambiente físico para executar atividades temporárias;

— oportunidade de executar atividades sigilosas ou estratégicas, que exigem um local diferente para serem realizadas.

Em quais situações é possível implementar o escritório virtual?

O escritório virtual é mais indicado para empresas e profissionais que prestam serviço sem precisar de uma sede física. Assim, você define outro endereço para o seu negócio e garante a realização das atividades.

Por ter todas as questões fiscais e contábeis em dia, essa opção se torna uma possibilidade para abrir o seu CNPJ e legalizar sua empresa de maneira mais rápida e menos burocrática.

Além disso, essa modalidade é válida para casos de alteração de endereço e questões estratégicas, a fim de aumentar a confiabilidade perante os clientes.

Como esse serviço funciona?

Tanto no coworking quanto no endereço fiscal, você deve procurar a empresa que mais atende às suas necessidades em questão de infraestrutura e serviços. Em seguida, verifique os planos disponíveis e faça a sua assinatura.

Existem escritórios virtuais que contam com pacotes mensais, semestrais e anuais. Nesses últimos casos, com multas em caso de rescisão de contrato ou com mensalidade um pouco mais alta para não haver essa obrigatoriedade.

Normalmente, essa contratação deve ser feita logo na abertura da empresa para que você utilize o endereço no cadastro. Caso a empresa já esteja em andamento, é possível fazer a alteração dentro do que a lei determina para a sua natureza jurídica.

Além disso, são oferecidos serviços extras. Os principais são os de correspondências, ligações e uso das salas de reunião. Assim, sempre que você receber uma chamada ou uma carta, será notificado por e-mail.

Vale a pena destacar que os escritórios virtuais costumam contar com telefonista, recepcionista e motoboy. A depender do plano contratado, esses serviços são cobrados de forma extra.

Ainda é importante reforçar a necessidade de agendar as salas de reunião. Caso contrário, será difícil utilizá-las.

Quais são as vantagens dessa modalidade?

Você já percebeu que existem vários motivos para optar pelo escritório virtual. No entanto, vamos reforçar alguns deles. Acompanhe.

Redução de custos

Empresas que estão começando nem sempre podem arcar com uma sede física. Esse é um gasto excessivo e que, muitas vezes, pode ser substituído por um escritório virtual.

Assim, você pode ter a estrutura de que precisa por um valor bastante baixo. 

Fazendo uma pesquisa, você encontra opções a partir de R$ 50. Portanto, é uma opção que vale a pena. Basta garantir o melhor custo-benefício. A mesma medida vale para empresas que estão em crescimento.

Comodidade

Sempre que você utilizar alguma sala de reunião ou outro espaço dentro do escritório virtual, terá toda a comodidade de que precisa. Será possível encontrar móveis ergonômicos, opções para alimentação, internet de qualidade e o que mais for necessário.

Além disso, existem os serviços já mencionados, como o de motoboy. Assim, você poderá ter a certeza de que todas as suas correspondências e os telefonemas serão repassados.

Espaço para eventos

Esses escritórios contam com espaços físicos apropriados para realizar eventos. Com isso, você pode atender clientes e até reunir os profissionais que atuam a distância em um mesmo local. Essas salas também servem para treinamentos e a ação que for necessária.

Networking

A rede de contatos profissionais é importante. Essa é uma forma de atrair clientes, fortalecer o seu negócio e até de conquistar vantagem competitiva. Nesses locais, você entra em contato com outras pessoas, conversa e pode obter novos insights. Sem contar que surgem várias oportunidades.

Por isso, é fundamental estabelecer uma boa comunicação, tanto com potenciais clientes quanto com as pessoas que trabalham na sua empresa. Afinal, a atuação a distância requer atenção e integração. Se isso não acontecer, pode haver problemas no fluxo de trabalho.

Agora você já entendeu o que é escritório virtual e como utilizá-lo. Lembre-se de que essa estrutura ajuda a desburocratizar a abertura ou a mudança do negócio. Ao mesmo tempo, traz ganhos de imagem e outras melhorias.

Então, que tal aproveitar para saber mais sobre como otimizar a sua empresa? Confira as dicas para melhorar o desempenho da sua equipe

Share on facebook
Share
Share on twitter
Tweet
Share on pinterest
Pin it
Share on google
Share
Posts Relacionados:

Sobre esse Blog

Esse é o blog da FaleMais. Aqui compartilhamos dicas para empresas que querem melhorar seus resultados. Pronto para melhorar 1% a cada dia? Boa leitura!

Categorias
Tags
Novidadesbanner para baixar e-book "televendas não morreu"
error: Content is protected !!