Sua empresa sofre com a perda de ligações? O correio de voz pode resolver essa questão. Saiba como ele funciona e veja se vale a pena.
Você já ouviu falar em caixa postal eletrônica? Provavelmente, sim. Um recurso mais avançado é o correio de voz. Esse é um sistema computadorizado que grava os recados de todas as chamadas não atendidas.
Para as empresas, essa ferramenta pode ser bastante interessante. Afinal, todas as oportunidades que surgirem são aproveitadas, mesmo que a ligação de um potencial cliente seja perdida em um primeiro momento.
Neste post, vamos explicar melhor como funciona esse recurso tecnológico e quais são suas vantagens para o contexto corporativo. Leia e saiba mais!
Como usar o correio de voz no cotidiano?
O correio de voz é ativado somente quando uma ligação não é atendida. Se a pessoa que recebe a chamada tem esse recurso disponível em seu plano de telefone, a mensagem eletrônica é informada para quem realiza o contato. Assim, é possível decidir se algum recado será deixado.
Esse recurso ainda é bastante comum para pessoas físicas e costuma estar vinculado ao plano de celular. No entanto, as empresas também podem utilizá-lo. Inclusive, há várias vantagens nessa opção, como você verá adiante.
A ferramenta é tão comum que já foi retratada em vários filmes. No Brasil, ela é menos popular, apesar de sua abrangência. Ainda assim, ela tem um papel relevante.
Por exemplo, você já pensou se ganha um prêmio, mas não atende a ligação avisando? Esse problema poderia ser resolvido com o correio de voz.
No caso das empresas, pode ser um cliente que quer mais informações para fechar negócio. Ou ainda, pode ser que ele tenha algum problema com o produto comprado, e quer fazer uma reclamação.
Se essas chamadas forem perdidas, seu cliente pode ter a reputação impactada. Por outro lado, o correio de voz permite retornar o contato com os consumidores e resolver a questão.
Vale a pena usar o correio de voz em uma empresa?
Por mais que existam dúvidas sobre o uso desse recurso tecnológico, ele ajuda a melhorar o atendimento ao cliente, e ainda estreita o relacionamento com ele. Isso acontece tanto pelo funcionamento do correio de voz, quanto por suas configurações.
Muitas das funcionalidades dessa ferramenta não foram 100% substituídas por outras tecnologias. É o caso da possibilidade de manter o cliente na linha quando a mensagem é tocada, e da transferência de chamada para um ramal disponível.
Mais do que isso, é uma possibilidade de o cliente sempre ser ouvido, ainda que fora do horário comercial. Como resultado, é possível fechar bons negócios e nutrir o relacionamento com o consumidor.
Como funciona no ambiente empresarial?
O recurso tecnológico também pode ser chamado de voicemail ou caixa postal. Ele funciona de maneira similar ao das operadoras de celular. No entanto, funciona diretamente no ramal de um colaborador.
Assim, quando a equipe deixar de atender a chamada, é enviada uma mensagem personalizada via correio de voz e a pessoa pode deixar um recado. Todos os dados e as mensagens ficam armazenados e a ligação pode ser retornada o quanto antes.
Com as configurações passíveis de serem implementadas, esse recurso permite automatizar o atendimento, além de demonstrar profissionalismo.
Dentro desse cenário, é importante conhecer alguns conceitos importantes. Veja os principais.
Correio de voz virtual
Também chamado de voicemail virtual, armazena as mensagens de forma online e permite acesso de qualquer dispositivo com internet. Por isso, é um recurso disponibilizado por um sistema de telefonia baseado na nuvem.
Nesse caso, em vez de ligar para o número do correio de voz, é possível ouvir as mensagens gravadas via aplicativo ou ainda recebê-las como anexos do e-mail.
A vantagem desse sistema é a facilidade de gerenciamento. Ainda é possível fazer a personalização das mensagens, a gravação de saudações profissionais e mais.
Secretárias eletrônicas
É um sistema que faz o atendimento automático de chamadas, quando o cliente ligar fora do horário comercial ou se o ramal estiver ocupado. Os recados são gravados e podem ser ouvidos mais tarde.
Telefonia digital
A telefonia digital é aquela em que a transmissão de voz é feita pela internet. Para isso, é utilizado um sistema chamado Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP). Dentro desse contexto, surge o correio de voz em PABX.
O PABX Virtual utiliza o VoIP para formar uma central telefônica com recursos avançados. A gestão das chamadas é feita por um painel online, o que permite centralizar a comunicação. Com o voicemail, fica ainda mais fácil gerenciar as chamadas perdidas e toda a estrutura de telefonia da empresa.
Quais são as vantagens de usar esse recurso?
Existem vários motivos para usar o correio de voz na sua empresa. A perda de ligações é uma situação recorrente, que pode acontecer devido a problemas no sistema, filas de espera longas ou chamadas em períodos fora do horário comercial.
Com o correio de voz, essas situações podem ser resolvidas devido às vantagens do recurso. Veja quais são elas.
Gerenciamento de linha
A fila de atendimento pode ser reduzida com o correio de voz. Isso porque a ferramenta pode ser configurada para liberar uma mensagem automática sempre que o tempo de espera for muito longo. Dessa forma, os dados ficam armazenados e é possível retornar a ligação mais tarde.
Personalização das configurações
As configurações do correio de voz podem servir às suas necessidades. Diferentes mensagens automáticas podem ser gravadas, de acordo com a demanda da equipe.
Mais do que isso, é possível configurar o envio de e-mail automático sempre que uma chamada for perdida, ainda que o cliente não deixe mensagem. Essa é uma opção disponível em algumas ferramentas, inclusive com a possibilidade de receber o áudio anexado e outros detalhes da ligação.
Redução da perda de ligações
O grande objetivo do correio de voz é evitar a perda de chamadas, o que pode implicar prejuízo no faturamento e no aproveitamento de oportunidades. Assim, o consumidor tem a chance de deixar um recado para não perder tempo com outras ligações. Ao mesmo tempo, sua equipe retorna para entender o que está acontecendo.
Com todas essas informações, já ficou claro que vale a pena investir no correio de voz. Afinal, ele não é um recurso dispensável. Pelo contrário, é fundamental para atender bem os clientes e melhorar a reputação da sua empresa.
Agora que você entendeu mais sobre esse recurso, que tal se aprofundar? Veja por que pequenas empresas precisam de um PABX Virtual.
