Descubra as vantagens de gerenciar chamadas de negócios

Imagem em vetor mostra homem sentado em frente ao computador, ilustrando o ato de gerenciar chamadas

A comunicação com o cliente da sua empresa é uma das etapas fundamentais para o sucesso do negócio e para o alcance de resultados satisfatórios. Desse modo, o telefone ainda é uma das ferramentas que mais trazem resultados. Por isso, é tão necessário gerenciar chamadas.

É essencial garantir que esse processo seja eficiente e realmente produtivo. Com isso, é possível assegurar vantagens e agregar objetivos para a empresa.

Para entender o que de fato é o gerenciamento de chamadas e quais as vantagens atreladas a esse serviço, continue a leitura.

Entenda o gerenciamento das chamadas de negócios

O gerenciamento da telecomunicação nas empresas é essencial para entender o fluxo de ligação, os recursos investidos e o retorno dado através desse serviço. Isso colabora de forma geral para o negócio, já que ao expandir sua atuação é normal que o volume de chamadas aumente e alguns processos fujam do controle.

Como forma de melhorar o relacionamento com os clientes e aumentar o nível de satisfação, a gestão de chamadas surge como uma alternativa para mapear melhorias e diminuir erros.

Mesmo com o avanço da tecnologia, a ligação ainda continua sendo a forma mais pessoal e personalizada de se contatar um cliente. Independente do seu segmento, é importante que seu cliente seja o foco e tenha um atendimento humanizado realizado de forma rápida e eficiente. Ao investir em gerenciamento de chamadas, é possível otimizar processos e chegar mais rápido nesse nível de excelência.

Todo esse trabalho gera vantagens significativas para a empresa que o adota. Se deseja saber quais são eles, confira a seguir.

1. Entender os resultados

Com um gerenciamento de chamadas estruturado e, consequentemente, efetivo é possível entender qual o fluxo de ligações por período (podendo ser diário, semanal, quinzenal ou mensal) e comparar os dados.

Para entender se os resultados são positivos para o seu negócio, é importante definir as métricas que serão analisadas e cruzar os dados coletados. Alguns pontos que podem ser observados são:

— Volume de ligações;

— Taxa de rejeição e atendimento delas;

— Tempo médio de duração da chamada;

— Índice de resolução no primeiro contato.

Com o cruzamento dessas informações, é possível entender se o departamento de telefonia da sua empresa está trazendo resultados e cumprindo seu papel de acordo com o que é esperado.

2. Investir em atividades de valor

A gestão financeira de uma empresa é o principal ponto que garante sucesso em todos os demais departamentos. Nesse sentido, o gerenciamento das chamadas da sua empresa, pode ser responsável por identificar o desperdício de recursos que podem ser redirecionados.

Desse modo, a redução de custos pode significar a possibilidade de investimentos em outras áreas que podem trazer mais resultados para o setor de telefonia. Algumas opções para investir são:

— Treinamento de equipe;

— Implementação de tecnologia;

— Melhorias técnicas.

3. Organização de demandas internas

Com os recursos devidamente alocados e com os resultados mapeados, é possível organizar as demandas dos profissionais responsáveis pelo contato com o cliente, facilitando a definição de prioridades e otimizando o contato com clientes em potencial.

Outro benefício atrelado a organização da demanda é categorizar os contatos que devem ser realizados prioritariamente. Isso garante que os clientes em situações mais críticas ou que por algum motivo tem chance de desistir do negócio, tenham uma atenção maior, a fim de reverter esse quadro, por exemplo.

4. Alcance de metas

Ao ter prioridades estabelecidas e investimentos em áreas corretas, o alcance da meta se torna consequência. Porém, é importante que para isso ocorrer sejam definidas metas que possam ser alcançadas baseadas no tamanho do time envolvido e nos recursos disponibilizados.

5. Satisfação do cliente

A experiência do cliente deve ser o principal motivador do atendimento. Só assim é possível que ele permaneça interessado na solução da sua empresa. Como saber se seu público está satisfeito com o seu serviço? Pesquisa de satisfação.

Com o gerenciamento de tarefas é possível entender os pontos fortes e os melhorar, podendo assim definir processos que gerem resultados e facilitem o serviço dos colaboradores. Porém, é importante lembrar que isso não pode tornar as ligações engessadas e pouco empáticas.

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