O dia a dia de uma empresa certamente é corrido. Afinal, são muitos processos, prazos, contatos, relatórios, atendimento ao cliente, reuniões e tudo o mais que envolve o crescimento dela para dar conta. Nesse sentido, um assunto muito necessário a ser tratado no ambiente corporativo, é, sem dúvidas, a produtividade no trabalho.
O que fazer para evitar que gestores e colaboradores fiquem o dia inteiro “apagando fogo” e deixando de lado tarefas realmente importantes a serem resolvidas e que contribuem para o sucesso da empresa?
Pensando nisso, no post de hoje vamos citar 4 coisas que você NÃO deve fazer para prejudicar a sua produtividade no trabalho.
1. Não saber priorizar as tarefas
Esse é um dos erros mais comuns cometidos dentro das empresas. Por mais que ela tenha bons colaboradores e gestores, pode haver um sério problema na hora de montar a agenda de atividades do dia, o que pode prejudicar muito o desempenho do time e o crescimento do negócio.
Por outro lado, pode ser que os colaboradores tenham suas agendas bem definidas, mas ainda assim não conseguem resolver os principais assuntos do dia – e por uma série de motivos, principalmente por falta de foco e procrastinação; afinal, as pequenas distrações minam os melhores momentos de produtividade no trabalho.
Uma ótima ferramenta para aprender a montar uma agenda correta é a chamada Matriz de Priorização. Essa é uma técnica que ajuda na hora de definir o que deve ser feito com prioridade e o que não deve ser feito.
O primeiro passo é listar tudo o que dever ser feito na agenda. Lista feita, é preciso classificar as tarefas em mais e menos importantes e em mais e menos urgentes. Como assim? Vamos lá:
- Importante é tudo o que se for feito, trará bons resultados.
- Urgente é tudo o que se não for feito, pode trazer problemas.
Então, construa a sua agenda do dia/semana com base nisso e coloque cada tarefa em quadrantes, como no exemplo abaixo:
Com base na matriz de priorização, podemos concluir que as tarefas:
- Importantes e urgentes são todas as que precisam ser feitas agora.
- Importantes e não urgentes são as que se não forem feitas, não trará problemas, mas se forem feitas melhoram algo. Ou seja, são atividades que você decide quando fazer.
- Não importantes e urgentes são aquelas que se não forem feitas não trará grandes problemas e que você pode delegar para outra pessoa de confiança fazer.
- Não importantes e não urgentes são aquelas tarefas que você não deve fazer, pois não trazem resultados e nem problemas (sabe aquela checada no Facebook a cada trinta minutos?).
2. Fazer reuniões em excesso
É difícil encontrar quem goste daquela quantidade exagerada de reuniões todas as semanas. Geralmente, além de minar a produtividade no trabalho, elas também podem gerar desânimo e sobrecarga de trabalho se forem mal administradas – pois o tempo que se gasta numa reunião poderia ser usado para focar em uma atividade importante e urgente.
É claro que isso não quer dizer que os gestores devem parar de se reunir com as equipes, pois as reuniões são importantes para a interação e a discussão de ideias para o crescimento da empresa. Mas quase sempre, uma reunião de 1 hora levaria menos de 20 minutos, se fosse melhor organizada.
Quer umas dicas?
- Um objetivo por vez: se for dirigir uma reunião, leve apenas um único assunto para ser discutido, evitando-se discussões paralelas e desvios de atenção. Também não se esqueça de estabelecer um horário para que ela se inicie e termine.
- Participantes certos: a menos que seja uma reunião onde a presença de toda equipe seja imprescindível, convoque apenas os participantes que devem participar dela. Muitas pessoas presentes pode dar aquele falsa sensação de coleta de muitas informações e ideias, mas isso pode gerar distrações.
- Pauta de apenas 1 página: pontue tudo aquilo que será analisado na reunião em apenas uma folha (ou numa agenda virtual que possa ser compartilhada com todos) e já determine tudo o que os colaboradores devem levar para a reunião. Objetividade e clareza sempre.
- Defina responsabilidades: em suas reuniões, Steve Jobs sempre elegia o chamado Indivíduo Diretamente Responsável (ou DRI, na sigla em inglês). Nunca havia dúvidas sobre quem era a pessoa responsável por determinado projeto e o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido, e no final da reunião, gerava-se uma lista de tarefas, cada uma com um responsável.
3. Procrastinar
Procrastinar – ou seja, adiar a produção de uma tarefa importante (e até urgente) – realmente não é um ato que deixa as pessoas felizes e nem pode ser confundido com “malandragem”.
Muito pelo contrário. Quem sofre desse mal sabe que a sensação de fracasso e baixa autoestima é iminente diante de uma agenda de compromissos cheia e que não foi devidamente cumprida.
Nós procrastinamos por muitos motivos: excesso de iniciativas sem finalização, excesso de distrações, sono desregulado, falha na administração do tempo, depressão, ansiedade… São várias coisas que minam a nossa energia e nos impedem de ter um dia realmente produtivo.
Uma técnica que ajuda muito nesses dias em que está difícil se concentrar (e nos outros também) é a chamada Técnica Pomodoro.
Criada por Francesco Cirillo nos anos 1980, a técnica é simples e consiste na utilização de um timer (cronômetro) para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por curtos intervalos de descanso. Essas pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental, reduzir interrupções e, consequentemente, melhorar produtividade no trabalho.
Eis um passo a passo para colocar em prática:
- Liste as tarefas que serão executadas (lembre-se da Matriz de Priorização!).
- Escolha a primeira tarefa e ajuste o cronômetro para 25 minutos.
- Trabalhe nessa tarefa até o alarme tocar. Quando tocar, marque um “x” na lista de tarefas.
- Se alguma distração surgir nesse período, anote-a e volte ao foco imediatamente.
- Ao terminar os 25 minutos, faça uma breve pausa de 3 a 5 minutos.
- Recomece o trabalho e ajuste novamente o timer para mais 25 minutos.
- Quando completar 4 ciclos de 25 minutos, você pode fazer uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos. Depois, zere tudo e retorne ao primeiro passo.
4. Não utilizar a tecnologia para a gestão do tempo
Se por um lado a tecnologia pode ser uma distração difícil de ser deixada de lado, ela também pode nos ajudar a melhorar a produtividade no trabalho. Isso porque existem várias ferramentas, como aplicativos e softwares que nos ajudam a organizar melhor o trabalho e o tempo.
Eis algumas dicas muito úteis:
# Pomodoro Timer Lite
Esse aplicativo gratuito é um timer que te ajuda a aplicar a técnica Pomodoro em sua rotina, melhorando a produtividade no trabalho. Está disponível para Android. Caso o sistema operacional do seu smartphone ou tablet seja o iOS, existe o aplicativo Be Focused que funciona da mesma maneira.
# Trello
O Trello é um software online para o gerenciamento de tarefas através de quadro virtuais inteligentes, que permitem acrescentar funções, definir responsáveis pelas tarefas, prazos de entrega e troca de mensagens entre a equipe participante do projeto.
# Evernote
O Evernote é uma ótima ferramenta que te permite guardar conteúdos e fazer anotações, podendo ser usado no navegador do computador e também no tablet e smartphone. Também é possível compartilhar essas anotações com outras pessoas da equipe e deixar notas registradas.
# Doodle: Agendamento
Se você tem uma equipe grande de colaboradores (e também de amigos) e precisar agendar reuniões, encontros e eventos, o Doodle é uma ótima opção: você cria uma enquete indicando vários dias e horários possíveis e cada amigo/colaborador seleciona os dias disponíveis e os indisponíveis. No final, a opção mais votada ganha.
Com todas essas dicas do que não fazer – e, consequentemente, do que fazer – a sua produtividade no trabalho e a de sua equipe colherá grandes resultados.
E por falar em produtividade no trabalho, se a sua empresa quer prestar um atendimento telefônico mais otimizado, personalizado e produtivo, conheça os serviços de telefonia que estão ajudando empresas do mundo inteiro. Até a próxima.
