Como empresário, você sabe que o mundo corporativo te exige uma empresa cada vez mais moderna e, ao mesmo tempo, com os processos enxutos, bem definidos e com custos reduzidos. A partir dessa necessidade surgiu um novo modelo de negócio, chamado de escritório virtual.
Aliás, esse mercado vem crescendo muito aqui no Brasil nos últimos anos, mesmo em épocas de crise – ou melhor, principalmente nessa época. Segundo pesquisa divulgada em 2015 pelo portal Exame, o segmento teve um aumento de 20% naquele ano.
Então, no post de hoje vamos explicar detalhadamente como funciona um escritório virtual, suas vantagens e por que, afinal, ele tende a diminuir os custos das empresas.
Vamos lá?
O conceito de escritório virtual
Muita gente confunde o significado de escritório virtual com o de coworking, outro segmento em alta no Brasil. Mas eles são diferentes.
Enquanto o coworking é um ambiente compartilhado entre diversas empresas ou profissionais, de diferentes áreas, o escritório virtual é um local destinado aos empresários que querem registrar uma empresa ou ter um endereço comercial para receber correspondência e atendimento telefônico personalizado.
Na prática, ao contratar um escritório virtual, você contrata apenas os serviços que você precisar utilizar, e apenas pelo tempo em que for utilizá-los.
O escritório virtual é voltado a várias necessidades e perfis tais como:
– Pequenas e médias empresas, profissionais liberais e empresários;
– Profissionais que trabalham remotamente e que não precisam estar presentes todos os dias em um espaço físico de trabalho – ou seja, adeptos de home office ou profissionais que viajam muito;
– Empresários que precisam constituir a empresa em um determinado endereço.
Exemplo de funcionamento: você é empresário e precisa que o seu negócio tenha um endereço físico cadastrado e regularizado no município.
Então, você contrata um escritório virtual e o endereço do espaço passa a ser o endereço da sua empresa.
Neste escritório você passa a contar com uma série de serviços, como o de telefonia personalizada e o serviço de endereço comercial para o recebimento de correspondências e encomendas.
Além disso, você também conta com serviço de secretariado, sala de reunião, sala de atendimento e toda a estrutura que uma empresa precisa ter para atender a seus clientes. Bem prático, não é mesmo?
As vantagens de um escritório virtual
1- Redução de custos
A principal vantagem de um escritório virtual é que você só paga pela estrutura física dele quando precisar usar. Além disso, os planos de telefonia e internet costumam ser bem diferenciados, já que essas empresas atendem a vários empreendimentos.
2- Garantia de mobilidade
Você e seus colaboradores usufruem da mobilidade que um escritório virtual proporciona e a um preço mais justo, principalmente se você viaja muito ou trabalha locado em clientes.
3- Autoridade no mercado
Se você é um pequeno empresário, imagine contar com um endereço comercial bem localizado sem arcar com altos custos mensais de aluguel. Além disso, ter um endereço, telefone próprio e serviços de secretariado te garante mais autoridade e profissionalismo junto ao mercado.
4- Telefone personalizado com DDD local
Os escritórios virtuais costumam contar com a telefonia VOIP e o PABX Virtual para oferecerem o sistema mais moderno e econômico a seus clientes.
Na prática, você consegue um número exclusivo para a sua empresa e com uma série de recursos de personalização. Além disso, com o VOIP é possível economizar ainda mais com chamadas interurbanas e a longas distâncias, já que o sistema funciona via internet – neste post aquiexplicamos em detalhes.
A relação custo-benefício de um escritório virtual
Saber se a sua empresa de fato economizará ou não com um escritório virtual depende de vários fatores – mas é importante você fazer os cálculos, pois pode descobrir que vale muito a pena essa migração.
Na prática, é preciso pesquisar os valores cobrados pelos escritórios situados nos endereços de sua preferência e comparar os serviços oferecidos.
Mas atenção: não adianta ter o escritório virtual na melhor região da sua cidade, com a mobília mais bonita e o secretariado mais eficiente se ele também não oferecer um bom serviço de telefonia e internet, pois o barato pode sair caro, principalmente se você realiza muitas ligações.
Aliás, falando sobre esse assunto, temos outro post que vai te ajudar a escolher um bom escritório virtual e a estruturar sua empresa: Como escolher a melhor central telefônica. Até a próxima!
