Sendo um empreendedor experiente ou iniciante, certamente você precisa saber como organizar uma empresa para que ela seja bem sucedida. Mas muitos empreendedores se deparam com esse desafio e não conseguem deixar tudo do modo como sempre sonharam.
Se esse é o seu caso, não se preocupe mais! Para que você saiba como organizar uma empresa preparamos este guia completo que vai lhe ajudar nos pequenos detalhes que farão a diferença em seu negócio.
Então, preste atenção em nosso post, confira nossas dicas e tenha sucesso em seus negócios!
1. Organize os documentos
Um dos primeiros passos de como organizar uma empresa é você manter os documentos do seu negócio em dia, pois, um grande volume de papéis pode significar um enorme problema na hora que você precisar de qualquer documento. Manter seus documentos separados em categorias é uma forma de manter tudo em ordem.
Para fazer isso, você pode selecionar um armário próprio para empresas e colocar os papéis em pastas com os seguintes nomes:
- Contabilidade;
- Extratos bancários;
- Correspondências;
- Dados dos funcionários;
- Marketing;
- Contratos.
Assim ficará mais fácil de você localizá-los sempre que precisar e evitará perder documentos que poderão ser importantes no futuro. Faça isso também em seus arquivos no computador (e tenha sempre um backup deles).
2. Analise sua produtividade
Você pode avaliar a quantidade de tempo que precisa para executar determinada tarefa. Em todo negócio, essa é uma etapa importante de como organizar uma empresa e que muitas vezes é deixada de lado.
A produtividade é o item essencial para que você tenha controle de quanto tempo e dinheiro precisa investir em cada tarefa que será realizada por você ou seus colaboradores.
Analisar a produtividade também ajuda a explicar aos novos funcionários como funciona a metodologia da sua empresa. Dessa maneira ficará mais fácil eles entenderem como se deve produzir, em quanto tempo e em qual quantidade. Assim, com o passar do tempo, você não terá problemas com a parte de produção do seu empreendimento.
Para você compreender melhor sobre esse tema, acesse o artigo: Gerenciamento de tempo – o que é e como fazer de forma eficiente.
3. Anote tudo que puder
Durante a semana, reserve pelo menos 15 minutos e analise todos os dados da sua empresa. Veja o que dá para melhorar, anote e controle tudo. Essa é a terceira maneira de como organizar uma empresa.
É importante você conferir os gastos, as entradas e as saídas de caixa. Observe as cobranças e os pagamentos futuros. É bom fazer um rastreamento para que sua empresa tenha as finanças em dia.
Anote também os trabalhos que ficaram prontos e os que precisam ser entregues. O empreendedor deve conhecer o que está a sua volta para poder atender ao cliente com agilidade e qualidade. Afinal de contas, cliente que não é bem atendido ou é deixado na mão, não voltará em busca dos seus serviços, não é mesmo?
Também não se esqueça de tomar nota do que é referente aos seus funcionários. Veja quem saiu de férias e quem retornou, analise cada passo da sua equipe de colaboradores e observe as suas demandas. Muitas vezes uma empresa tem problemas com a organização porque o proprietário não conhece as reivindicações dos seus funcionários.
4. Separe as contas da empresa das pessoais
O maior erro do empreendedor, principalmente aquele que está no início de carreira, é não separar as contas da empresa das suas pessoais. Lembre-se que quanto antes você separá-las, você tratará seu negócio como algo sério. Por isso, abra uma conta corrente e poupança apenas para sua empresa e use um cartão de débito somente para esses fins.
Também é importante depositar cerca de 25% dos seus faturamentos mensais nessa conta. Esse dinheiro será para pagamentos e impostos. Tomando esse cuidado você não terá sustos no futuro e contará com a saúde financeira do seu negócio em dia.
5. Organize os cargos da sua empresa
Essa também é uma forma de como organizar uma empresa. Você precisa definir o que cada colaborador irá fazer. Organize a equipe de trabalho e delegue tarefas para cada funcionário. Veja se ele realmente tem condições de estar naquele cargo e faça com que cada um cumpra o seu papel dentro da organização.
De vez em quando converse com seus colaboradores, pergunte o que eles acham da empresa, o que precisa melhorar e troque ideias. Se sua empresa não tem uma área de recursos humanos, contrate um profissional capacitado para fazer o trabalho. Isso não será um gasto, mas um investimento para melhorar os seus negócios.
Caso você já tenha um responsável pelo setor de Recursos Humanos, vá ao setor pelo menos uma vez por semana e pergunte como está o trabalho. Questione a respeito dos funcionários, se há algum problema que precisa ser resolvido, se há necessidade de fazer uma reunião geral ou se a empresa está indo bem nessa área.
Ao organizar toda sua equipe, delegar funções e acompanhar os processos, sua empresa funcionará perfeitamente conforme o planejado. Além disso, organizar os cargos aumenta a produtividade do seu negócio e facilita a vida dos seus colaboradores. Afinal de contas, ninguém ficará sobrecarregado, não é mesmo?
6. Controle as suas vendas
Manter as estratégias de vendas bem organizadas é ter a certeza que não terá problemas no seu negócio. É preciso você saber quantas vendas realizou no mês, quanto faturou e quanto poderá realizar no futuro.
Se você trabalha com produtos, deve analisar qual é o que vende mais e aquele que vende menos para poder investir nos itens que têm mais saída e que te fazem lucrar mais. Controlar as suas vendas é uma excelente maneira de como organizar uma empresa.
Cuidar das vendas também é importante para fazer o deslocamento da sua equipe. Vamos supor que você é dono de uma empresa que faz entregas. Você deve ter tudo bem organizado para não deslocar duas equipes para um mesmo lugar, não é mesmo? Também você pode preparar um roteiro para que seus colabores façam as entregas daquele lugar no mesmo dia.
Para te ajudar nessa e em outras atividades, uma boa dica é investir em um bom software de gestão. Nele é possível gerar relatórios automáticos, organizar processos e, consequentemente, diminuir retrabalhos.
7. Verifique o estoque
Não se esqueça de sempre verificar o estoque para saber se estão faltando produtos. Essa dica também serve para você que deseja saber como organizar uma empresa, já que ter um estoque com tudo no lugar certo, com os equipamentos ou produtos necessários para atender aos seus clientes para uma boa imagem do seu negócio.
Ao ter o hábito de verificar o estoque você também evita desperdícios, pois não correrá o risco de comprar algo que já tem guardado e esquecer daquele produto que é essencial para o cliente e que você não tem para oferecer.
8. Utilize aplicativos que ensinam como organizar uma empresa
Existem vários aplicativos disponíveis que vão lhe ensinar como organizar uma empresa. Você pode baixá-los em seu smartphone. São aplicativos para todo tipo de gosto e necessidade e eles têm opções para diversos sistemas operacionais, do Android ao iOS, da Apple. Confira a lista que preparamos:
# BizExpense
Este aplicativo é para o empresário que quer ter controle dos seus gastos. Por ele, você cria categorias e subcategorias de gastos e faz gráficos. É uma boa dica de como organizar uma empresa.
A câmera fotográfica do celular também vira um scanner de recibos e com ela você exporta os dados para uma planilha do Excel. O aplicativo é gratuito e está disponível pela Apple Store.
# Pai
O Pai foi criado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT). Esse é um aplicativo que tem como objetivo dar uma base de sustentação para os negócios que estão em sua fase inicial ou para aquela empresa que precisa de suporte para o amadurecimento de sua gestão. O aplicativo é gratuito e acessado por diversos sistemas operacionais.
Ele também oferece assessoria sobre assuntos como preço médio de mercadorias e serviços, custo tributário por nota emitida, fluxo de caixa, controle de estoque e projeção de custos. É uma excelente ferramenta para você que quer ter as informações das finanças da sua empresa na palma da mão.
# Dropbox
Esse aplicativo já é consolidado no universo corporativo. O programa armazena arquivos em nuvem e permite que você os compartilhe com outras pessoas. Também é possível sincronizar o Dropbox com outros equipamentos.
O download pode ser feito para iPhone, iPad, Android, BlackBerry, PC, Mac e Linux. O aplicativo está disponível nas versões gratuita e paga.
# Simulador de Importação
O Simulador de Importação é um aplicativo de comércio exterior utilizado para as plataformas iOS,Android e web que tem o objetivo de auxiliar empreendedores a calcularem o custo estimado da compra de mercadorias importadas do exterior e oferece dados sobre a possível lucratividade desta operação comercial.
O aplicativo é gratuito.
# SamCard
O SamCard é utilizado para fotografar o cartão de visita de uma empresa ou pessoa. O programa grava as informações lidas e as passam para a lista de contatos do iPhone.
O SamCard está disponível em uma versão gratuita e outra mais completa que é paga. Ele também é recomendado para você que gosta de fazer contatos, mas não quer anotar nada em papéis.
# ValidationBoard
O ValidationBoard é recomendado para donos de startups que precisam que suas novas ideias sejam testadas.
O aplicativo cria um display virtual para que você possa usar e abusar da sua criatividade na hora de saber se sua ideia de negócio realmente funciona. A ferramenta tem uma versão grátis e pode ser acessada por dispositivos móveis como smartphones e tablets.
# ZeroPaper
O ZeroPaper é para o controle financeiro. Ele é voltado para os pequenos empreendedores que querem começar seu negócio sem ter muitos gastos e desejam saber como organizar uma empresa.
A ferramenta também serve para profissionais autônomos, microempreendedores individuais, profissionais liberais e pequenos empreendimentos.
9. Acompanhe sites que ajudam a gerenciar seu negócio
# Agendor
O site possui uma ferramenta simples que permite um controle nos processos comerciais. Com essa ferramenta você é capaz de analisar relatórios detalhados e entender como organizar uma empresa.
Assim, pequenas e médias empresas organizam as informações dos clientes e acompanham as vendas em andamento.
# Runrun it
Esse site é uma plataforma que serve para gerenciar equipes.
O primeiro passo é você cadastrar sua empresa na ferramenta. Depois, você deve adicionar os usuários e distribuir as tarefas para cada um deles. Além de poder controlar o tempo das tarefas, o gestor pode dar feedbacks aos funcionários para poder ajudá-los durante as atividades.
# Turbo Store
O Turbo Store é um site que permite que você crie, em cinco passos, uma loja virtual. Por lá você pode vender produtos ou serviços online.
O mais legal é que não é necessário saber técnicas de programação ou design na internet. A ferramenta é gratuita e integrada com os serviços de encomendas dos Correios, o que facilita e muito sua vida como empresário.
# Wedo logos
Se você quer mudar a marca da sua empresa, ter presença na internet ou precisa criar logos, a Wedo logos é a sua plataforma. Ela é perfeita para os pequenos negócios.
Com ela, o empreendedor pode criar seu próprio site. A plataforma existe desde 2010 e foi feita para ser a intermediária entre o designer que atua como freelancer e os micro e pequenos empresários que precisam dos serviços relacionados à arte.
# Calculadora do Imposto
A calculadora do imposto foi desenvolvida pelo Sebrae. Ela é uma calculadora que facilita a vida de micros e pequenos empresários. É uma ferramenta para você que quer aprender como organizar uma empresa.
A ferramenta discrimina os valores dos tributos embutidos nos preços cobrados sobre produtos e serviços. Ela é uma força para quem precisa manter sempre as finanças bem organizadas e quer estar por dentro do assunto.
# Portal Sebrae
O Portal Sebrae oferece várias informações para o micro e pequeno empresário. Por lá, você encontra textos referentes ao empreendedorismo, planejamento, finanças, mercado e vendas, inovação, cooperação, pessoas, organização e leis.
No link sobre finanças, por exemplo, é possível assistir a vídeos sobre custo de vendas de produtos, acessar conteúdos sobre fluxo de caixa e cuidados sobre financiamento de crédito, saber de cursos e eventos e ler notícias sobre o mundo dos negócios. Muitos conteúdos para que você aprenda tudo que precisa saber sobre finanças.
# Pequenas Empresas & Grandes Negócios
Quem nunca assistiu ao programa Pequenas Empresas & Grandes Negócios? Se você é empresário, já deve ter pelo menos escutado falar, não é verdade? Além do programa na TV, existe o site da Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios que traz várias informações para quem é empresário.
No menu do site você acessa links que dão dicas de como abrir um negócio e que trazem conteúdos sobre administração, franquias, startups, microempreendedor individual, ideias de negócios, vídeos sobre empreendedorismo e notícias do setor. Um conteúdo valioso sobre como organizar uma empresa.
Sobre as notícias, você lê reportagens que vão lhe ajudar a gerenciar seu empreendimento e que também serão capazes de auxiliá-lo a ter ideias para serem implantadas em seu próprio empreendimento. São exemplos de empreendedores que deram certo no Brasil e que muitas vezes passaram pelas mesmas dificuldades de gestão que você. Por isso, vale a pena acessar o site!
Agora que você já sabe como organizar uma empresa, ficará mais fácil de gerenciar seu negócio, não é mesmo? Sempre que você tiver alguma dúvida, leia nosso guia prático e siga nossas dicas. Dessa maneira, você terá um empreendimento organizado e com a saúde financeira sempre em dia!
Como o seu empreendimento também precisa fornecer um atendimento ao cliente de qualidade, você sabia que também pode ter um número 0800 com um excelente custo-benefício? Dessa forma, seus clientes não têm custos extras para falar com a sua empresa e a taxa de vendas pode aumentar. Conheça as vantagens da telefonia voip agora mesmo!
